Polityka prywatności

Traktując jako priorytet bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez serwis biuromat.pl dbamy aby wszystkie nasze działania pozostawały w zgodzie z  Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej także jako RODO. Wypełniając obowiązki informacyjne, dla zachowania transparentności i zrozumiałości stosowanych przez nas zasad ochrony Państwa danych osobowych, przedstawiamy Państwu niniejszą politykę prywatności.

1. Informacje ogólne

Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez serwis biuromat.pl na który składa się przede wszystkim: https://biuromat.pl// i jej podstrony jest Solvsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Rzeszowie, Klementyny Hoffmanowej 19, 35-116 Rzeszów, Polska ; wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS – 0000869057; NIP: 8133846970, REGON: 387492546.

2. Dane osobowe w serwisie

Są to dane  przekazywane nam bezpośrednio przez Państwa jako Użytkowników serwisu w związku z korzystaniem z jego poszczególnych funkcji jak również dane pozyskane z publicznie dostępnych źródeł takich jak publicznie dostępne rejestry (np: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Główny Urząd Statystyczny) wykorzystywane do mechanizmów usprawniających pracę na systemie np. funkcja pobierania danych z bazy GUS.

3. Cel przetwarzania

Podane przez Państwa dane przetwarzane są w celu:

• Zawarcia z Państwem umowy lub podjęcia innych działań, na Państwa żądanie;
• Wykonywania zawartej z Państwem umowy i prawidłowego świadczenia usług, w szczególności:
  • umożliwienia świadczenia usług drogą elektroniczną i prawidłowego wykonania tych usług;
  • zapewnienie bezpieczeństwa usług, które świadczymy Państwu drogą elektroniczną, w tym egzekwowanie zasad przestrzegania Regulaminu.

• Przechowywania danych w celach: archiwalnych, dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi;
• Spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa (np.obowiązek przechowywania faktur VAT).
• Statystycznym – w celu poprawy naszych usług sprawdzamy czas i sposób korzystania z naszego serwisu.
• Wydajnościowym – zanonimizowane badanie obciążenia systemu w celu optymalizacji działania serwisu.

4. Informacja o odbiorcach danych osobowych

Państwa dane osobowe nie są przekazywane ani udostępniane stronom trzecim. Okoliczność ta nie wpływa na obowiązki Administratora wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

5.Powierzenie przetwarzania

Korzystamy wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje odpowiedniej ochrony zebranych przez nas danych osobowych. Są to np. hostingodawca, operator poczty elektronicznej, firma zarządzająca siecią komputerową, podwykonawcy wykonujący usługi zintegrowane z serwisem administratora (np.operator obsługujący wysyłkę smsów).

6. Przekazywanie do państw trzecich

Nie przekazujemy żadnych danych osobowych do państw trzecich.

7. Prawa właścicieli danych osobowych

Osoba, której dane dotyczą uprawniona jest do żądania:

• dostępu do danych, które jej dotyczą;
• sprostowania danych, które jej dotyczą;
• usunięcia danych, które jej dotyczą
• ograniczenia przetwarzania danych, które jej dotyczą
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych
• przeniesienia danych osobowych

Ponadto, w przypadku w którym przetwarzanie przez Administratora odbywa się na podstawie zgody udzielonej przez właściciela danych osobowych, osobie tej przysługuje prawo cofnięcia zgody (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbywało się przed jej wycofaniem).

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

8. Polityka plików „cookies”

1. Serwis korzysta z plików cookies.
2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.
4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
   1. utrzymanie sesji użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
   2. realizacji celów określonych powyżej w części „Istotne techniki marketingowe”;
5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
8. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z operatorem Serwisu podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google (Google Inc. z siedzibą w USA), Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA), Twitter (Twitter Inc. z siedzibą w USA).

9. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www
2. W celu zarządzania ustawienia cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami:
   • Edge
   • Internet Explorer
   • Chrome
   • Safari
   • Firefox
   • Opera
3. 
   Urządzenia mobilne:
   
   • Android
   • Safari (iOS)
   • Windows Phone

10. Podstawy prawne przetwarzania danych

Podstawą prawną przetwarzania przez nas Państwa danych jest:

• wykonanie umowy, której jesteście Państwo stroną lub podjęcie działań na Państwa żądanie;
• wykonywanie obowiązków prawnych wynikających z obowiązujących przepisów prawa;
• niezbędność przetwarzania do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów którymi są:

• świadczenie Państwu usług drogą elektroniczną;
• egzekwowanie zasad przestrzegania Regulaminu;
• przechowywanie danych w celach archiwalnych, dochodzenia roszczeń lub ochrony przed nimi;
• prowadzenie anonimowych statystyk w celu poprawy naszych usług.
• zgoda wyrażona przez Państwa na przetwarzanie Państwa danych w określonym i wskazanym celu.

11. Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie przez Państwa swoich danych osobowych jest zawsze dobrowolne. Jednocześnie jest ono jednak niezbędne dla potrzeb komunikacji z Państwem i świadczenia usług, w tym także zawarcia oraz prawidłowego wykonania przez nas umowy.

12. Jak zapewniamy bezpieczeństwo Państwa danych?

Dokładamy wszelkich starań, aby Państwa dane osobowe były w naszych systemach odpowiednio zabezpieczone. Wdrożyliśmy szereg rozwiązań, aby zapewnić bezpieczeństwo Państwa danych. Oto przykłady:

• Wszystkie połączenia z naszym API oraz panelem webowym są obligatoryjnie szyfrowane za pomocą protokołu HTTPS, aby zapewnić bezpieczeństwo transmisji danych i chronić je przed nieautoryzowanym dostępem;
• Wszystkie klucze integracyjne są przechowywane w formie zaszyfrowanej, co zapewnia ich poufność oraz chroni przed nieautoryzowanym dostępem;
• Hasła do kont użytkowników nie są przechowywane w formie jawnej. Wszystkie hasła są zabezpieczone poprzez zastosowanie silnych funkcji hashujących, które uniemożliwiają ich odtworzenie do pierwotnej formy hasła;
• Regularnie aktualizujemy zabezpieczenia oraz przeprowadzamy testy bezpieczeństwa, aby chronić nasze systemy przed potencjalnymi zagrożeniami;
• Na bieżąco monitorujemy systemy informatyczne i stosujemy procedury bezpieczeństwa;
• Wdrożyliśmy także procedurę na wypadek wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych;
• Ograniczamy dostęp do danych osobowych. Mają go tylko pracownicy i współpracownicy , którzy ich potrzebują w celu ich przetworzenia. Każda osoba mająca taki dostęp jest zobowiązana do zachowania ścisłej poufności, a w przypadku niewypełnienia tych zobowiązań może ponieść konsekwencje, łącznie z zakończeniem współpracy.

Poinformujemy Państwa o każdym zdarzeniu związanym z przetwarzaniem Państwa danych, jeżeli stwierdzimy, że powoduje ono wysokie ryzyko naruszenia Państwa praw i wolności.

13. Jak długo przechowujemy Państwa dane?

Przechowujemy Państwa dane w obszarze EOG tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane i dopóki mamy do tego podstawę prawną.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do prawidłowego wykonania zawartych umów, a także po ich zakończeniu do czasu upływu okresów przedawnienia.

W przypadku wystawienia faktury VAT Państwa dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż przez 5 lat ze względu na wymogi podatkowe i rachunkowe.

Jeżeli korzystają Państwo z usług elektronicznych, Państwa dane będą przetwarzane przez cały czas trwania usługi oraz do 5 lat od jej zakończenia (przedawnienia podatkowe – chyba że dobrowolnie usuną Państwo swoje konto z serwisu do czego mają Państwo prawo w każdym momencie.

Dane osobowe przetwarzane na podstawie Państwa zgody przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub wyrażenia sprzeciwu odnośnie przetwarzania danych równoznaczne z usunięciem konta w serwisie jeśli jest posiadane.

W przypadku danych osobowych przetwarzanych w ramach serwisów społecznościowych, Pani/Pana dane będą przetwarzane przez cały czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora, danych serwisów społecznościowych albo Pani/Pana konta w tym serwisie.

Dane, których obowiązek przechowywania wynika z ustawy, przechowujemy zgodnie z wymogami zawartymi w odpowiednich przepisach.

Dane, które przechowywane są w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi, przechowywane są maksymalnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

Pozostałe dane są przez nas usuwane niezwłocznie po wygaśnięciu celu, w jakim zostały zebrane a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, niezwłocznie po jej wycofaniu.

14. Czy profilujemy dane osobowe?

Nie. Dane osobowe nie są przez nas profilowane ani wykorzystywane w celach innych niż wymienione w niniejszej polityce prywatności.

15. Logi serwera

Korzystanie z Serwisu jest związane z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywany jest Serwis. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera, które zapisywane są i przechowywane na serwerze.

Logi obejmują m.in. adres IP Użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym z jakiego korzysta użytkownik.

Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania Serwerem, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

16. Sposób kontaktu w sprawach uzyskania informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych

Możecie się Państwo z nami skontaktować pod adresem:

Solvsoft Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie, ul. Hoffmanowej 19/34, 35-116 Rzeszów; adres e-mail: rodo@biuromat.pl

17. Zmiany w polityce ochrony prywatności serwisu

Na zmiany w polityce ochrony prywatności serwisu może wpłynąć rozwój technologii internetowej, ewentualne zmiany prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój naszego serwisu internetowego. O wszelkich zmianach poinformujemy Państwa poprzez zamieszczenie informacji w zakładce polityka prywatności na głównej stronie serwisu.