Regulamin serwisu biuromat.pl

Data wejścia w życie:31 marca 2026 r.

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady, zakres oraz warunki świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem: biuromat.pl (dalej: „Serwis”), prowadzonego przez Usługodawcę. 
  2. Usługodawcą jest Solvsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie, ul. Klementyny Hoffmanowej 19/34, 35- 116 Rzeszów, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000869057, NIP: 8133846970, REGON: 387492546, kapitał zakładowy: 10.000,00 zł, adres poczty elektronicznej: kontakt@biuromat.pl, numer telefonu: +48 17 77 96 301. 
  3. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 
  4. Regulamin udostępniany jest nieodpłatnie przed zawarciem Umowy za pośrednictwem Serwisu w sposób umożliwiający jego utrwalenie i odtworzenie. Na żądanie Klienta Usługodawca dostarczy Klientowi Regulamin w aktualnie obowiązującym brzmieniu pocztą elektroniczną. 
  5. Usługi świadczone za pośrednictwem Serwisu przeznaczone są wyłącznie dla przedsiębiorców w rozumieniu art. 43¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Klientem Usługodawcy nie może być konsument w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. 
  6. Akceptując Regulamin, Klient potwierdza, że: 
    • nie jest konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego; 
    • korzysta z Serwisu wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową; 
    • zapoznał się z treścią Regulaminu i akceptuje wszystkie jego postanowienia.
  7. Korzystanie z Serwisu przez Przedsiębiorcę na prawach konsumenta (PNPK) w rozumieniu art. 385⁵ Kodeksu cywilnego podlega postanowieniom niniejszego Regulaminu, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa chroniących takie osoby, w zakresie wskazanym w Regulaminie. 

§2 DEFINICJE

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie terminów: 

  1. Abonament –  opłata należna Usługodawcy od Klienta z tytułu świadczenia Usług w ramach Planu Premium lub Planu Enterprise, ustalana na podstawie wybranego Planu Abonamentowego oraz Okresu Rozliczeniowego, zgodnie z Cennikiem. 
  2. Awaria – nieprawidłowość w funkcjonowaniu Serwisu, Infrastruktury Technicznej lub systemów zewnętrznych (w tym KSeF), uniemożliwiająca lub istotnie utrudniająca korzystanie z Usług, powstała z przyczyn niezależnych od Klienta. 
  3. Cennik – publikowana na Stronie Internetowej Serwisu informacja o aktualnej wysokości opłat należnych Usługodawcy za korzystanie z Usług w zależności od wybranego Planu Abonamentowego oraz aktualnych limitach i funkcjonalnościach poszczególnych Planów. Cennik dostępny jest pod adresem: https://biuromat.pl/cennik. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu. 
  4. Dane Osobowe – dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO, powierzone Usługodawcy przez Klienta w celu realizacji Umowy. 
  5. Dane Uwierzytelniające KSeF – wszelkie dane, identyfikatory, tokeny, certyfikaty, klucze kryptograficzne, podpisy elektroniczne, środki identyfikacji elektronicznej lub inne mechanizmy autoryzacji wymagane lub wykorzystywane do uzyskania dostępu do KSeF albo do wykonywania czynności w ramach KSeF. 
  6. Dokumenty – wszelkie dokumenty generowane, przetwarzane lub przechowywane za pośrednictwem Serwisu, w tym w szczególności faktury, faktury korygujące, noty, dokumenty magazynowe, raporty oraz inne dokumenty księgowe i handlowe. 
  7. DSA – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych oraz zmiany dyrektywy 2000/31/WE (akt o usługach cyfrowych). 
  8. Dzień Roboczy – każdy dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej. 
  9. Faktura Ustrukturyzowana – faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (Numer KSeF). 
  10. Infrastruktura Techniczna – serwery, systemy chmurowe (w tym Amazon Web Services), sieci, oprogramowanie systemowe oraz inne zasoby techniczne wykorzystywane przez Usługodawcę do świadczenia Usług. 
  11. Klient – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, która zawarła z Usługodawcą Umowę o świadczenie Usług poprzez rejestrację w Serwisie. 
  12. Kodeks cywilny lub k.c. – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 
  13. Konto – zasoby teleinformatyczne w ramach Serwisu, do których Klient uzyskuje dostęp po dokonaniu rejestracji oraz każdorazowym logowaniu, umożliwiające korzystanie z Usług. Posiadanie Konta jest warunkiem koniecznym korzystania z Serwisu. 
  14. KSeF – Krajowy System e- Faktur w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania Faktur Ustrukturyzowanych. 
  15. Nielegalne Treści – informacje, które same w sobie lub przez odniesienie do działania nie są zgodne z prawem Unii Europejskiej lub z prawem państwa członkowskiego, niezależnie od konkretnego przedmiotu lub charakteru tego prawa. 
  16. Numer KSeF – unikalny identyfikator Faktury Ustrukturyzowanej nadawany w KSeF. 
  17. Okres Rozliczeniowy – okres, za który dokonywane są rozliczenia należności Klienta wobec Usługodawcy z tytułu świadczonych Usług w ramach Planu Premium lub Planu Enterprise, wynoszący: 
    – 1 miesiąc kalendarzowy (Okres Rozliczeniowy Miesięczny), lub
    – 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych (Okres Rozliczeniowy Roczny),  zgodnie z wyborem Klienta dokonanym przy zakupie Planu Abonamentowego. 
  18. Okres Testowy – okres, w którym Klient ma prawo do bezpłatnego korzystania z funkcjonalności Planu Premium lub Planu Enterprise w celu zapoznania się z możliwościami Serwisu, na warunkach określonych w Cenniku i Regulaminie. 
  19. Plan Abonamentowy lub Plan – określony w Cenniku wariant dostępu do Usług, wyodrębniony pod względem funkcjonalnym i cenowym. Usługodawca oferuje następujące Plany Abonamentowe: 
    – Plan Free – bezpłatny plan o ograniczonej funkcjonalności;
    – Plan Premium – płatny plan o rozszerzonej funkcjonalności; 
    – Plan Enterprise – płatny plan o pełnej funkcjonalności, przeznaczony dla większych organizacji. 
  20. Plan Enterprise – płatny Plan Abonamentowy oferujący pełen zakres funkcjonalności Serwisu, rozszerzone limity, dedykowane wsparcie techniczne oraz dodatkowe funkcje przeznaczone dla większych organizacji i biur rachunkowych, na warunkach określonych w Cenniku przy uwzględnieniu indywidualnego charakteru wyceny. 
  21. Plan Free – bezpłatny Plan Abonamentowy umożliwiający korzystanie z podstawowych funkcjonalności Serwisu w ramach limitów określonych w Cenniku (w szczególności limitu liczby wystawianych Dokumentów miesięcznie), bez konieczności uiszczania Abonamentu. 
  22. Plan Premium – płatny Plan Abonamentowy oferujący rozszerzony zakres funkcjonalności Serwisu oraz zwiększone limity w stosunku do Planu Free, na warunkach określonych w Cenniku. 
  23. PNPK (Przedsiębiorca na prawach konsumenta) – Klient będący osobą fizyczną zawierającą Umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o CEIDG. 
  24. Przerwa Techniczna – czas niedostępności Serwisu dla Użytkownika, spowodowany wykonywaniem niezbędnych czynności związanych z obsługą techniczną, konserwacją, aktualizacją lub naprawą Serwisu. 
  25. Regulamin – niniejszy Regulamin serwisu biuromat.pl.
  26. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. 
  27. Serwis – serwis internetowy biuromat.pl dostępny pod adresem https://biuromat.pl prowadzony i administrowany przez Usługodawcę. 
  28. Siła Wyższa – zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności: klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, działania wojenne, akty terroryzmu, strajki generalne, awarie sieci energetycznych lub telekomunikacyjnych o zasięgu ponadlokalnym, cyberataki o charakterze masowym, awarie lub niedostępność systemów zewnętrznych (w tym KSeF, systemów płatności), awarie Infrastruktury Technicznej (w tym usług chmurowych Amazon Web Services) wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, a także decyzje organów władzy publicznej uniemożliwiające lub istotnie utrudniające świadczenie Usług. 
  29. Strona Internetowa – strona internetowa Serwisu dostępna pod adresem: https://biuromat.pl. 
  30. Umowa – umowa o świadczenie Usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Klientem a Usługodawcą na warunkach określonych w Regulaminie i Cenniku, z chwilą rejestracji Klienta w Serwisie. 
  31. Uprawnienia KSeF – uprawnienia w KSeF nadawane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, określające możliwość wykonywania określonych czynności w KSeF. 
  32. Urządzenie Końcowe – urządzenie telekomunikacyjne przeznaczone do podłączenia bezpośrednio lub pośrednio do sieci Internet, w tym komputer, laptop, tablet, smartfon. 
  33. Usługa lub Usługi – usługi świadczone przez Usługodawcę na rzecz Klienta drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu, w zakresie określonym w wybranym przez Klienta Planie Abonamentowym. 
  34. Usługodawca – Solvsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, dane określone w § 1 ust. 2 Regulaminu. 
  35. Użytkownik – Klient, przedstawiciel ustawowy Klienta albo osoba fizyczna, której Klient nadał uprawnienia do logowania w Serwisie oraz do dokonywania określonych czynności w ramach Konta.

§3 RODZAJE I ZAKRES USŁUG

  1. Usługodawca świadczy za pośrednictwem Serwisu Usługi polegające na wsparciu procesów biznesowych Klienta, w szczególności: 
    • Usługi fakturowania – udostępnienie narzędzi do tworzenia, edycji, przetwarzania, wysyłania i archiwizowania faktur oraz innych dokumentów księgowych i handlowych; 
    • Usługi integracji z KSeF – techniczna integracja z Krajowym Systemem e- Faktur, umożliwiająca przygotowywanie, przesyłanie, odbieranie i obsługę Faktur Ustrukturyzowanych; 
    • Usługi magazynowe – narzędzia do zarządzania stanami magazynowymi, dokumentami magazynowymi (PZ, WZ, MM) oraz kartotekami produktów; 
    • Usługi CRM – narzędzia do zarządzania relacjami z kontrahentami, bazą klientów i historią współpracy; 
    • Usługi raportowania – generowanie raportów, zestawień, plików JPK oraz innych wymaganych prawem lub przydatnych biznesowo dokumentów; 
    • Usługi API – udostępnienie interfejsu programistycznego umożliwiającego integrację Serwisu z systemami zewnętrznymi Klienta; 
    • Inne usługi – dodatkowe funkcjonalności określone w Cenniku lub Regulaminach Dodatkowych. 
  2. Szczegółowy zakres funkcjonalności oraz limity dostępne w ramach poszczególnych Planów Abonamentowych (Plan Free, Plan Premium, Plan Enterprise) określa Cennik. W szczególności Plany mogą różnić się: 
    • liczbą Dokumentów możliwych do wystawienia w okresie rozliczeniowym; 
    • liczbą Użytkowników mogących korzystać z Konta; 
    • liczbą firm możliwych do dodania w ramach jednego Konta; 
    • dostępem do funkcjonalności integracji z KSeF;
    • dostępem do funkcjonalności magazynowych, CRM, księgowych; 
    • dostępem do API oraz limitami zapytań API; 
    • zakresem wsparcia technicznego; 
    • dostępem do funkcjonalności dedykowanych (np. wielofirmowość, dedykowany opiekun). 
  3. Usługi nie obejmują: 
    • doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym; 
    • usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; 
    • doradztwa prawnego ani reprezentacji Klienta przed organami administracji publicznej lub sądami; 
    • gwarancji prawidłowości merytorycznej, podatkowej lub prawnej Dokumentów tworzonych przez Klienta za pośrednictwem Serwisu. 
  4. Serwis stanowi wyłącznie narzędzie techniczne wspierające procesy biznesowe Klienta. Pełna odpowiedzialność za poprawność, kompletność i zgodność z prawem Dokumentów oraz danych wprowadzanych do Serwisu spoczywa na Kliencie. 
  5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do: 
    • modyfikowania Serwisu w dowolnym momencie, w szczególności poprzez dodawanie, zmienianie lub usuwanie funkcjonalności, z zachowaniem postanowień Regulaminu; 
    • wprowadzania Przerw Technicznych niezbędnych do konserwacji, aktualizacji lub naprawy Serwisu; 
    • zmiany warunków technicznych świadczenia Usług, jeżeli jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa lub wymaganiami technologicznymi.
  6. Wprowadzenie zmian, o których mowa w ust. 5 lit. a), polegających na rozszerzeniu funkcjonalności lub poprawie jakości Usług, nie stanowi zmiany Regulaminu.

§4 WARUNKI TECHNICZNE ŚWIADCZENIA USŁUG

  1. Korzystanie z Usług wymaga spełnienia przez Użytkownika następujących minimalnych wymagań technicznych: 
    • posiadania Urządzenia Końcowego z dostępem do sieci Internet; 
    • zainstalowania aktualnej wersji przeglądarki internetowej: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari lub Opera, z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies; 
    • posiadania aktywnego adresu poczty elektronicznej (e- mail); 
    • w przypadku korzystania z funkcjonalności KSeF – posiadania ważnych Danych Uwierzytelniających KSeF oraz Uprawnień KSeF. 
  2. Użytkownik zobowiązany jest: 
    • zapewnić we własnym zakresie spełnienie wymagań technicznych, o których mowa w ust. 1;
    • korzystać z aktualnego oprogramowania, w szczególności systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej, oraz regularnie instalować dostępne aktualizacje; 
    • stosować odpowiednie zabezpieczenia Urządzenia Końcowego, w tym aktualne oprogramowanie antywirusowe i firewall.  Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowości w świadczeniu Usług wynikające z niespełnienia przez Użytkownika wymagań technicznych lub niezastosowania się do zaleceń, o których mowa w ust. 1-2. 

§5 ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

  1. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną Usługodawca informuje, że korzystanie z Usług wiąże się ze standardowym ryzykiem związanym z wykorzystaniem sieci Internet, w tym ryzykiem: 
    • uzyskania dostępu do danych przez osoby nieuprawnione (ataki hackerskie);
    • zainfekowania systemu złośliwym oprogramowaniem (wirusy, malware, ransomware); 
    • phishingu i innych form oszustw internetowych; 
    • przechwycenia transmisji danych. 
  2. Użytkownik zobowiązany jest do: 
    • nieudostępniania danych dostępowych (loginu i hasła) do Konta osobom nieuprawnionym; 
    • stosowania silnych haseł (sugerowane jest minimum 12 znaków, zawierających wielkie i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne) oraz ich regularnej zmiany; 
    • niezapisywania haseł w miejscach dostępnych dla osób trzecich; 
    • korzystania z Serwisu wyłącznie na zabezpieczonych Urządzeniach Końcowych; 
    • weryfikacji, czy połączenie z Serwisem realizowane jest poprzez szyfrowany protokół HTTPS; 
    • niezwłocznego wylogowania się z Serwisu po zakończeniu pracy, szczególnie na urządzeniach współdzielonych; 
    • niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta lub kradzieży danych dostępowych.
  3. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności Danych Uwierzytelniających KSeF oraz do nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.
  4. W razie zauważenia nieprawidłowości w działaniu Serwisu, podejrzanych treści lub wątpliwości co do bezpieczeństwa, Użytkownik powinien niezwłocznie przerwać korzystanie z Serwisu i zgłosić problem Usługodawcy. 
  5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z: 
    • udostępnienia przez Użytkownika danych dostępowych osobom trzecim; 
    • uzyskania dostępu do Konta przez osoby nieuprawnione wskutek niedochowania przez Użytkownika zasad bezpieczeństwa; 
    • utraty, kradzieży lub nieuprawnionego użycia Danych Uwierzytelniających KSeF, jeżeli nastąpiło to z przyczyn leżących po stronie Klienta lub jego Użytkowników.

§6 REJESTRACJA I KONTO

  1. Korzystanie z Serwisu wymaga rejestracji i posiadania Konta. Bez rejestracji nie jest możliwe korzystanie z żadnych Usług oferowanych za pośrednictwem Serwisu, w tym z Planu Free.
  2. Rejestracja w Serwisie jest bezpłatna i stanowi warunek konieczny do:
    • korzystania z Planu Free;
    • skorzystania z Okresu Testowego;
    • zakupu Planu Premium lub Planu Enterprise;
    • uzyskania dostępu do jakichkolwiek funkcjonalności Serwisu.
  3. W procesie rejestracji Użytkownik zobowiązany jest podać:
    • adres poczty elektronicznej (e-mail), który stanowi jednocześnie login;
    • hasło spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w § 5 ust. 2 lit. b);
    • inne dane wymagane w formularzu rejestracyjnym.
  4. Z chwilą rejestracji:
    • dochodzi do zawarcia pomiędzy Usługodawcą a Klientem Umowy o świadczenie Usług drogą elektroniczną;
    • Klient uzyskuje dostęp do Planu Free lub Okresu Testowego (jeżeli jest aktualnie oferowany), zgodnie z informacją wyświetloną podczas rejestracji;
    • Klient oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem i akceptuje wszystkie jego postanowienia;
    • Klient potwierdza, że nie jest konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego;
    • Klient oświadcza, że zapoznał się z Polityką Prywatności.
  5. Klient zobowiązany jest do weryfikacji adresu e-mail w terminie 14 dni od dnia rejestracji poprzez kliknięcie w link aktywacyjny przesłany na podany adres. Brak weryfikacji uprawnia Usługodawcę do:
    • ograniczenia dostępności i funkcjonalności Konta;
    • zablokowania dostępu do Konta do czasu dokonania weryfikacji;
    • usunięcia niezweryfikowanego Konta po upływie 30 dni od rejestracji.
  6. Niezwłocznie po rejestracji Użytkownik zobowiązany jest uzupełnić dane Klienta przypisane do Konta, w szczególności:
    • firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
    • adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności gospodarczej;
    • NIP;
    • numer telefonu kontaktowego.
  7. Jedno Konto może być przypisane wyłącznie do jednego Klienta (jednego podmiotu gospodarczego identyfikowanego numerem NIP). Zakładanie wielu Kont dla tego samego Klienta w celu obejścia limitów Planu Free lub uzyskania wielokrotnego Okresu Testowego jest zabronione.
  8. Klient zobowiązany jest do podawania danych prawdziwych, aktualnych i kompletnych, a w przypadku ich zmiany – do niezwłocznej aktualizacji danych w Serwisie. Usługodawca ma prawo zweryfikować prawdziwość podanych danych.
  9. Numeru NIP przypisanego do Konta nie można samodzielnie zmienić. W przypadku konieczności zmiany NIP (np. przekształcenie działalności) należy skontaktować się z Usługodawcą lub założyć nowe Konto.
  10. W przypadku Klientów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi rejestracji może dokonać wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji Klienta. Osoba dokonująca rejestracji potwierdza posiadanie stosownego umocowania i ponosi odpowiedzialność za prawdziwość tego oświadczenia.
  11. Klient może nadać Użytkownikom uprawnienia do korzystania z Konta w określonym zakresie, w ramach limitów przewidzianych dla wybranego Planu Abonamentowego. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania Użytkowników jak za działania własne.
  12. Zabrania się:
    • zakładania Konta na fikcyjne dane lub dane osób trzecich bez ich zgody;
    • zakładania wielu Kont dla tego samego Klienta w celu obejścia limitów lub wielokrotnego korzystania z Okresu Testowego;
    • udostępniania Konta osobom nieuprawnionym;
    • odsprzedawania lub udostępniania dostępu do Konta osobom trzecim;
    • prowadzenia działań mogących zakłócić funkcjonowanie Serwisu;
    • podejmowania prób uzyskania nieautoryzowanego dostępu do Serwisu lub jego elementów;
    • dostarczania treści o charakterze bezprawnym.
  13. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zablokowania lub usunięcia Konta w przypadku naruszenia postanowień niniejszego paragrafu, w szczególności w przypadku stwierdzenia wielokrotnej rejestracji tego samego Klienta.

§7 PLAN FREE I OKRES TESTOWY

I. Plan Free

  1. Z chwilą rejestracji w Serwisie Klient uzyskuje dostęp do Planu Free, który umożliwia bezpłatne korzystanie z podstawowych funkcjonalności Serwisu.
  2. Plan Free podlega limitom określonym w Cenniku, w szczególności:
    • limitowi liczby Dokumentów w miesiącu kalendarzowym;
    • limitowi liczby Użytkowników;
    • limitowi liczby firm możliwych do dodania w ramach Konta;
    • ograniczeniom w zakresie dostępnych funkcjonalności (np. brak dostępu do API, ograniczone funkcje magazynowe lub CRM).
  3. Po przekroczeniu limitów Planu Free w danym miesiącu kalendarzowym:
    • Klient nie będzie mógł wystawiać kolejnych Dokumentów do końca danego miesiąca; lub
    • Klient zostanie poproszony o przejście na Plan Premium lub Plan Enterprise.
  4. Limity Planu Free odnawiane są pierwszego dnia każdego miesiąca kalendarzowego.
  5. Plan Free jest przeznaczony wyłącznie do:
    • testowania funkcjonalności Serwisu przed podjęciem decyzji o zakupie Planu płatnego;
    • korzystania przez przedsiębiorców o niewielkiej skali działalności.
  6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany limitów i funkcjonalności Planu Free w każdym czasie, z zachowaniem 14-dniowego okresu powiadomienia Klientów za pośrednictwem komunikatu w Serwisie.
  7. Korzystanie z Planu Free nie wiąże się z żadnymi opłatami, jednak Usługodawca może wyświetlać w Serwisie komunikaty promocyjne zachęcające do zakupu Planu płatnego.

II. Okres Testowy

  1. Niezależnie od Planu Free, Usługodawca może oferować Okres Testowy, umożliwiający bezpłatne korzystanie z funkcjonalności Planu Premium lub Planu Enterprise przez ograniczony czas.
  2. Informacja o dostępności, długości trwania oraz zakresie Okresu Testowego znajduje się na Stronie Internetowej oraz jest wyświetlana podczas procesu rejestracji.
  3. Z Okresu Testowego można skorzystać jednokrotnie, chyba że Usługodawca wyraźnie postanowi inaczej. W przypadku stwierdzenia wielokrotnego korzystania z Okresu Testowego przez tego samego Klienta (np. poprzez zakładanie wielu Kont), Usługodawca ma prawo:
    • zablokować Konto;
    • obciążyć Klienta Abonamentem za okres faktycznego korzystania z funkcjonalności płatnych;
    • dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych.
  4. Po zakończeniu Okresu Testowego:
    • Klient może wykupić Plan Premium lub Plan Enterprise, zachowując pełną funkcjonalność;
    • w przypadku braku zakupu Planu płatnego, Konto zostanie automatycznie przełączone na Plan Free, z zastosowaniem limitów właściwych dla tego Planu;
    • dane i Dokumenty zgromadzone podczas Okresu Testowego pozostają dostępne na Koncie (w zakresie zgodnym z Planem Free).

§8 PLANY ABONAMENTOWE I ZMIANA PLANU

Struktura Planów Abonamentowych

  1. Usługodawca oferuje następujące Plany Abonamentowe:
    • Plan Free – bezpłatny plan o ograniczonej funkcjonalności, przeznaczony dla mikroprzedsiębiorców oraz do testowania Serwisu;
    • Plan Premium – płatny plan o rozszerzonej funkcjonalności, przeznaczony dla małych i średnich przedsiębiorstw;
    • Plan Enterprise – płatny plan o pełnej funkcjonalności, przeznaczony dla większych organizacji i biur rachunkowych.
  2. Szczegółowy zakres funkcjonalności, limity oraz ceny poszczególnych Planów Abonamentowych określa Cennik dostępny pod adresem: https://biuromat.pl/cennik.
  3. Plany Abonamentowe mogą różnić się w szczególności:
    • liczbą Dokumentów możliwych do wystawienia;
    • liczbą Użytkowników;
    • liczbą firm w ramach jednego Konta;
    • dostępem do funkcjonalności KSeF, magazynu, CRM, księgowości, raportów JPK;
    • dostępem do API i limitami zapytań API;
    • poziomem wsparcia technicznego (e-mail, chat, telefon, dedykowany opiekun);
    • możliwością personalizacji (w tym własna skrzynka mailowa, logotyp);
    • dostępem do funkcjonalności wielofirmowości;
    • dostępnością szkoleń i onboardingu.

Okresy Rozliczeniowe

  1. Dla Planów płatnych (Premium, Enterprise) Klient wybiera Okres Rozliczeniowy:
    • Okres Rozliczeniowy Miesięczny – Abonament płatny co miesiąc;
    • Okres Rozliczeniowy Roczny – Abonament płatny z góry za 12 miesięcy.
  2. Wybór Okresu Rozliczeniowego Rocznego może wiązać się z rabatem w stosunku do sumy 12 Abonamentów miesięcznych, zgodnie z Cennikiem.
  3. Okres Rozliczeniowy rozpoczyna się w dniu aktywacji Planu płatnego (zaksięgowania pierwszej płatności) i odnawia się automatycznie na kolejny Okres Rozliczeniowy tego samego rodzaju, chyba że Klient anuluje subskrypcję lub zmieni Okres Rozliczeniowy przed jego zakończeniem.
  4. Nie jest dopuszczalne opłacenie z góry Abonamentu za okres dłuższy niż 12 miesięcy.

Zakup Planu Abonamentowego

  1. Zakup Planu Premium lub Planu Enterprise odbywa się za pośrednictwem Konta w Serwisie poprzez:
    • wybór Planu Abonamentowego (Premium lub Enterprise, przy czym Enterprise podlega indywidualnej wycenie);
    • wybór Okresu Rozliczeniowego (Miesięczny lub Roczny);
    • podanie danych do faktury (jeżeli nie zostały wcześniej uzupełnione);
    • dokonanie płatności.
  2. Dostęp do wybranego Planu Abonamentowego następuje:
    • niezwłocznie po potwierdzeniu płatności przez operatora płatności (płatności online, BLIK, karta);
    • w ciągu 48 godzin od zaksięgowania środków na rachunku Usługodawcy (przelew tradycyjny).

Zmiana Planu Abonamentowego

  1. Zmiana Planu na wyższy (upgrade):
    • Klient może w każdym czasie zmienić Plan Free na Plan Premium lub Enterprise, lub Plan Premium na Plan Enterprise;
    • w przypadku zmiany w trakcie trwania Okresu Rozliczeniowego, Klient uiszcza dopłatę obliczoną proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca bieżącego Okresu Rozliczeniowego;
    • zmiana Planu na wyższy następuje niezwłocznie po zaksięgowaniu dopłaty;
    • zmiana Planu nie zmienia daty zakończenia bieżącego Okresu Rozliczeniowego.
  2. Zmiana Planu na niższy (downgrade):
    • Klient może zmienić Plan Enterprise na Plan Premium lub Plan Free, lub Plan Premium na Plan Free;
    • zmiana na Plan niższy wchodzi w życie od następnego Okresu Rozliczeniowego – do końca bieżącego Okresu Rozliczeniowego Klient korzysta z dotychczasowego Planu;
    • przed zmianą na Plan niższy Klient zobowiązany jest dostosować Konto do limitów nowego Planu (np. zredukować liczbę Użytkowników, firm);
    • jeżeli Konto nie zostanie dostosowane, zmiana Planu może zostać zablokowana lub Usługodawca może automatycznie ograniczyć funkcjonalności Konta;
    • zmiana na Plan niższy nie uprawnia Klienta niebędącego PNPK do zwrotu jakiejkolwiek części uiszczonego Abonamentu.
  3. Zmiana Okresu Rozliczeniowego:
    • zmiana z Okresu Miesięcznego na Roczny możliwa jest w każdym czasie – Klient uiszcza Abonament Roczny pomniejszony o wartość niewykorzystanej części bieżącego Abonamentu Miesięcznego;
    • zmiana z Okresu Rocznego na Miesięczny wchodzi w życie od następnego Okresu Rozliczeniowego (po zakończeniu opłaconego roku).
  4. Zmiana Planu Abonamentowego lub Okresu Rozliczeniowego może wiązać się z utratą rabatów promocyjnych przyznanych dla poprzedniego Planu lub Okresu.

Skutki zmiany na Plan niższy

  1. Klient przyjmuje do wiadomości, że zmiana na Plan niższy może skutkować:
    • ograniczeniem dostępu do niektórych funkcjonalności;
    • ograniczeniem limitów (liczba Dokumentów, Użytkowników, firm);
    • brakiem możliwości korzystania z danych lub Dokumentów przekraczających limity nowego Planu (np. brak możliwości wystawiania nowych Dokumentów po przekroczeniu limitu);
    • utratą dostępu do niektórych integracji lub funkcji API.
  2. Dane i Dokumenty zgromadzone na Koncie nie są usuwane w wyniku zmiany na Plan niższy, jednak dostęp do nich może być ograniczony zgodnie z limitami nowego Planu.

§9 PŁATNOŚCI

  1. Z tytułu świadczenia Usług w ramach Planu Premium oraz Planu Enterprise Klient zobowiązany jest do uiszczenia Abonamentu zgodnie z Cennikiem.
  2. Plan Free jest bezpłatny – korzystanie z Planu Free nie wiąże się z żadnymi opłatami.
  3. Abonament jest płatny z góry za cały Okres Rozliczeniowy:
    • w przypadku Okresu Rozliczeniowego Miesięcznego – za 1 miesiąc z góry;
    • w przypadku Okresu Rozliczeniowego Rocznego – za 12 miesięcy z góry.
  4. Kwota Abonamentu jest niepodzielna – Klient nie może uiścić opłaty za okres krótszy niż pełny Okres Rozliczeniowy (z wyjątkiem dopłat przy zmianie Planu na wyższy).
  5. Ceny podane w Cenniku są cenami netto. Do ceny doliczany jest podatek od towarów i usług (VAT) według obowiązującej stawki.
  6. Klient może dokonać płatności za pośrednictwem:
    • szybkich przelewów online (PayU, Przelewy24, imoje lub inny operator wskazany w Serwisie);
    • karty płatniczej (Visa, Mastercard);
    • BLIK;
    • przelewu tradycyjnego na rachunek bankowy Usługodawcy wskazany w Serwisie;
    • innych metod płatności udostępnionych w Serwisie.
  7. Za dzień zapłaty uważa się datę zaksięgowania środków na rachunku bankowym Usługodawcy lub potwierdzenia płatności przez operatora płatności.
  8. Automatyczne odnowienie subskrypcji:
    • w przypadku płatności kartą lub poprzez operatora płatności obsługującego płatności cykliczne (o ile zostanie udostępniona przedmiotowa funkcja), Abonament może być odnawiany automatycznie na kolejny Okres Rozliczeniowy tego samego rodzaju;
    • Klient zostanie poinformowany o zbliżającym się automatycznym odnowieniu co najmniej 7 dni przed datą pobrania płatności;
    • Klient może w każdym czasie wyłączyć automatyczne odnawianie w ustawieniach Konta;
    • wyłączenie automatycznego odnawiania oznacza, że po zakończeniu bieżącego Okresu Rozliczeniowego Konto zostanie przełączone na Plan Free.
  9. W terminie do 7 dni od dnia zapłaty Usługodawca wystawi i doręczy Klientowi fakturę VAT:
    • w formie elektronicznej na adres e-mail przypisany do Konta; lub
    • za pośrednictwem KSeF (Faktura Ustrukturyzowana).
  10. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej oraz za pośrednictwem KSeF.
  11. Brak płatności za kolejny Okres Rozliczeniowy:
    • przed końcem Okresu Rozliczeniowego Usługodawca wyśle przypomnienie o konieczności przedłużenia subskrypcji;
    • w przypadku braku płatności, z upływem Okresu Rozliczeniowego Konto zostanie automatycznie przełączone na Plan Free;
    • dane i Dokumenty zgromadzone na Koncie pozostaną dostępne (z zastrzeżeniem limitów Planu Free) przez okres 90 dni;
  12. Brak zwrotu Abonamentu:
    • rezygnacja z Planu płatnego w trakcie Okresu Rozliczeniowego nie uprawnia Klienta niebędącego PNPK do zwrotu proporcjonalnej części Abonamentu;
    • Klientowi będącemu PNPK, który odstąpił od Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami, przysługuje zwrot proporcjonalnej części Abonamentu za niewykorzystany okres, pomniejszony o wartość Usług faktycznie świadczonych do dnia odstąpienia.
  13. Wpłaty Klienta zaliczane są w pierwszej kolejności na poczet należności najdawniej wymagalnych, niezależnie od treści oświadczeń Klienta towarzyszących wpłacie.

§10 ZMIANA CENNIKA

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika, w tym do:
    • podwyższenia cen Abonamentów (Plan Premium, Plan Enterprise);
    • zmiany zakresu funkcjonalności lub limitów poszczególnych Planów Abonamentowych;
    • wprowadzenia nowych Planów Abonamentowych;
    • wycofania istniejących Planów Abonamentowych;
    • zmiany warunków Planu Free (w tym limitów).
  2. O planowanej zmianie Cennika dotyczącej Planów płatnych (Premium, Enterprise) Usługodawca poinformuje Klientów posiadających aktywne subskrypcje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed wejściem w życie nowego Cennika, za pośrednictwem:
    • wiadomości e-mail wysłanej na adres przypisany do Konta; oraz
    • komunikatu w Serwisie.
  3. O planowanej zmianie warunków Planu Free Usługodawca poinformuje Klientów z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, za pośrednictwem komunikatu w Serwisie.
  4. Zmiana Cennika nie wpływa na warunki świadczenia Usług w ramach opłaconego już Okresu Rozliczeniowego. Nowy Cennik ma zastosowanie do:
    • kolejnych Okresów Rozliczeniowych (po odnowieniu subskrypcji);
    • nowych zakupów Planów Abonamentowych;
    • zmian Planu na wyższy (upgrade) dokonywanych po wejściu w życie nowego Cennika.
  5. Jeżeli Klient nie akceptuje nowego Cennika, może:
    • nie przedłużać Abonamentu – w takim przypadku po upływie bieżącego Okresu Rozliczeniowego Konto zostanie przełączone na Plan Free;
    • zmienić Plan na niższy (jeżeli nowy Cennik dotyczy tylko Planu, z którego korzysta);
    • wypowiedzieć Umowę zgodnie z § 17 Regulaminu.
  6. Przedłużenie subskrypcji (dokonanie płatności za kolejny Okres Rozliczeniowy) lub włączenie automatycznego odnawiania po wejściu w życie nowego Cennika oznacza akceptację nowych cen przez Klienta.
  7. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu i nie wymaga zachowania procedury przewidzianej dla zmiany Regulaminu.

§11 KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR (KSeF)

  1. Usługodawca umożliwia Klientom korzystanie z funkcjonalności integracji z KSeF, obejmującej:
    • przygotowywanie Faktur Ustrukturyzowanych zgodnie z wymaganą strukturą logiczną;
    • przesyłanie Faktur Ustrukturyzowanych do KSeF;
    • odbieranie Faktur Ustrukturyzowanych z KSeF;
    • pobieranie Numerów KSeF i urzędowych poświadczeń odbioru (UPO);
    • inne funkcjonalności związane z obsługą KSeF.
  2. W zakresie korzystania z funkcjonalności KSeF Serwis stanowi wyłącznie narzędzie techniczne, umożliwiające komunikację z KSeF. Korzystanie z funkcjonalności KSeF nie oznacza, że Usługodawca przejmuje jakiekolwiek obowiązki publicznoprawne Klienta ani odpowiedzialność za prawidłowość, kompletność lub terminowość czynności realizowanych przez Klienta w KSeF.
  3. Usługodawca nie jest pełnomocnikiem Klienta i nie działa w jego imieniu wobec organów administracji publicznej. Wszelkie czynności wykonywane z wykorzystaniem funkcjonalności KSeF są podejmowane przez Klienta we własnym imieniu i na jego odpowiedzialność.
  4. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za:
    • uzyskanie, utrzymanie, prawidłowe nadanie i aktualizację Uprawnień KSeF;
    • zgodne z prawem posługiwanie się Danymi Uwierzytelniającymi KSeF;
    • zapewnienie, że osoby działające w imieniu Klienta (w tym Użytkownicy) posiadają ważne i odpowiednie Uprawnienia KSeF;
    • poprawność, kompletność i zgodność z prawem danych wprowadzanych do Serwisu i przekazywanych do KSeF;
    • terminowe wypełnianie obowiązków podatkowych związanych z KSeF.
  5. Usługodawca nie weryfikuje:
    • istnienia, zakresu ani prawidłowości Uprawnień KSeF Klienta lub jego Użytkowników;
    • legalności posługiwania się Danymi Uwierzytelniającymi KSeF;
    • poprawności merytorycznej, podatkowej ani prawnej Dokumentów przesyłanych do KSeF.
  6. Klient przyjmuje do wiadomości, że:
    • przyjęcie, odrzucenie, nadanie Numeru KSeF, zmiana statusu, walidacja i inne zdarzenia w KSeF zależą od działania KSeF i są poza kontrolą Usługodawcy;
    • KSeF może być czasowo lub trwale niedostępny z przyczyn niezależnych od Usługodawcy;
    • przepisy dotyczące KSeF oraz wymagania techniczne mogą ulegać zmianom.
  7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • niedostępność KSeF, przerwy, błędy lub ograniczenia po stronie KSeF;
    • odrzucenie Dokumentu przez KSeF;
    • brak nadania Numeru KSeF lub opóźnienie w jego nadaniu;
    • skutki zmian przepisów prawa lub wymagań technicznych KSeF;
    • skutki posługiwania się przez Klienta nieprawidłowymi, nieważnymi lub wygasłymi Danymi Uwierzytelniającymi KSeF lub Uprawnieniami KSeF;
    • skutki niewykonania lub nienależytego wykonania przez Klienta obowiązków związanych z KSeF;
    • jakiekolwiek szkody, sankcje lub negatywne konsekwencje wynikające z okoliczności opisanych w lit. a)-f).
  8. W przypadku planowanych przerw lub awarii KSeF ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów, Usługodawca dołoży starań, aby poinformować o tym Klientów za pośrednictwem Serwisu, jednak brak takiej informacji nie rodzi odpowiedzialności Usługodawcy.
  9. Dostęp do funkcjonalności KSeF może być uzależniony od wybranego Planu Abonamentowego, zgodnie z Cennikiem.

§12 OBOWIĄZEK ARCHIWIZACJI – KOPIE ZAPASOWE

  1. Klient zobowiązany jest do regularnego wykonywania kopii zapasowych wszystkich Dokumentów, danych oraz informacji wprowadzanych, generowanych lub przechowywanych za pośrednictwem Serwisu, w szczególności:
    • faktur i innych dokumentów księgowych;
    • dokumentów magazynowych;
    • danych kontrahentów;
    • raportów i zestawień;
    • plików JPK.
  2. Dokumenty w formacie PDF generowane w Serwisie powinny być pobierane i archiwizowane przez Klienta niezwłocznie po ich wystawieniu. Dokumenty PDF nie są trwale przechowywane w bazie danych Serwisu – są generowane na żądanie na podstawie danych zapisanych w systemie.
  3. Klient zobowiązany jest do przechowywania kopii zapasowych Dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i o rachunkowości (co do zasady: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
  4. Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapobieżenia utracie danych, w tym poprzez wykonywanie regularnych kopii bezpieczeństwa systemów i baz danych. Jednakże:
    • pełna odpowiedzialność za archiwizację Dokumentów poza Serwisem spoczywa na Kliencie;
    • Usługodawca nie gwarantuje możliwości odzyskania danych w przypadku ich utraty;
    • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki braku posiadania przez Klienta kopii zapasowych Dokumentów.
  5. W przypadku Awarii Serwisu, usunięcia Konta, rozwiązania Umowy lub innych nieprzewidzianych okoliczności Klient może utracić dostęp do Dokumentów i danych zgromadzonych na Koncie. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za taką utratę, jeżeli Klient nie wykonał kopii zapasowych zgodnie z niniejszym paragrafem.
  6. Funkcjonalność eksportu danych z Serwisu (jeżeli jest dostępna w ramach Planu Abonamentowego) służy wyłącznie jako narzędzie pomocnicze i nie zwalnia Klienta z obowiązku regularnej archiwizacji.

§13 PRZERWY TECHNICZNE I DOSTĘPNOŚĆ SERWISU

  1. Usługodawca dołoży starań, aby Usługi świadczone były w sposób ciągły i niezakłócony. Jednakże Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania Przerw Technicznych w celu:
    • konserwacji i utrzymania Infrastruktury Technicznej;
    • aktualizacji Serwisu i wprowadzania nowych funkcjonalności;
    • naprawy błędów i usuwania nieprawidłowości;
    • zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu i danych.
  2. Usługodawca zobowiązuje się:
    • planować Przerwy Techniczne w godzinach najmniej uciążliwych dla Klientów (w miarę możliwości w godzinach nocnych lub w weekendy);
    • informować o planowanych Przerwach Technicznych z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin, za pośrednictwem komunikatu w Serwisie lub wiadomości e-mail;
    • minimalizować czas trwania Przerw Technicznych.
  3. W przypadku awarii lub konieczności pilnej interwencji (np. z powodów bezpieczeństwa), Usługodawca ma prawo wprowadzić Przerwę Techniczną bez uprzedniego powiadomienia.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • Przerwy Techniczne trwające łącznie nie dłużej niż 48 godzin w miesiącu kalendarzowym;
    • przerwy w dostępie do Serwisu wynikające z Siły Wyższej;
    • przerwy w dostępie do Serwisu wynikające z awarii Infrastruktury Technicznej (w tym usług Amazon Web Services) powstałych z przyczyn niezależnych od Usługodawcy;
    • przerwy w dostępie do Serwisu wynikające z działań lub zaniechań dostawców zewnętrznych (operatorów telekomunikacyjnych, dostawców usług chmurowych, operatorów płatności itp.);
    • przerwy w dostępie do Serwisu wynikające z niespełnienia przez Klienta wymagań technicznych.
  5. Klient akceptuje możliwość występowania przerw w dostępie do Serwisu wynikających z przyczyn opisanych w niniejszym paragrafie i zrzeka się wszelkich roszczeń z tego tytułu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§14 SIŁA WYŻSZA

  1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań wynikających z Umowy, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest bezpośrednim następstwem Siły Wyższej.
  2. Siła Wyższa w rozumieniu Regulaminu obejmuje w szczególności:
    • klęski żywiołowe (powodzie, trzęsienia ziemi, huragany, pożary o dużej skali);
    • epidemie, pandemie, stany zagrożenia epidemicznego;
    • działania wojenne, akty terroryzmu, zamieszki, stany wyjątkowe;
    • strajki generalne wykraczające poza zakład pracy Strony;
    • awarie sieci energetycznych lub telekomunikacyjnych o zasięgu ponadlokalnym;
    • cyberataki o charakterze masowym (DDoS, ransomware o szerokim zasięgu);
    • awarie lub niedostępność usług chmurowych (w szczególności Amazon Web Services), z których korzysta Usługodawca, wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy;
    • awarie lub niedostępność systemów zewnętrznych, w tym KSeF, systemów płatności elektronicznych, systemów operatorów telekomunikacyjnych;
    • decyzje organów władzy publicznej (zakazy, nakazy, ograniczenia) uniemożliwiające lub istotnie utrudniające świadczenie Usług;
    • inne zdarzenia nadzwyczajne, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia przy dołożeniu należytej staranności.
  3. Strona powołująca się na Siłę Wyższą zobowiązana jest:
    • niezwłocznie powiadomić drugą Stronę o wystąpieniu zdarzenia Siły Wyższej i jego wpływie na wykonanie zobowiązań;
    • podjąć uzasadnione działania w celu ograniczenia negatywnych skutków zdarzenia i przywrócenia możliwości wykonania zobowiązań;
    • informować drugą Stronę o przewidywanym czasie trwania przeszkody i planowanych działaniach naprawczych.
  4. W przypadku wystąpienia Siły Wyższej:
    • terminy wykonania zobowiązań ulegają zawieszeniu na czas trwania Siły Wyższej;
    • Strona dotknięta Siłą Wyższą nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań w tym okresie;
    • Strona dotknięta Siłą Wyższą nie jest zobowiązana do zapłaty kar umownych ani odszkodowań z tytułu niewykonania lub opóźnienia w wykonaniu zobowiązań.
  5. Jeżeli stan Siły Wyższej trwa dłużej niż 30 dni, każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez obowiązku zapłaty odszkodowania. W takim przypadku Klientowi przysługuje zwrot proporcjonalnej części uiszczonego Abonamentu za okres, w którym Usługi nie były świadczone.
  6. Ciężar dowodu wystąpienia Siły Wyższej oraz jej wpływu na możliwość wykonania zobowiązań spoczywa na Stronie powołującej się na Siłę Wyższą.

§15 ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY

  1. Niniejszy paragraf ma zastosowanie do Klientów niebędących PNPK. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec PNPK regulują bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
  2. Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu oraz ochrony danych Klientów.
  3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • niespełnienie przez Użytkownika wymagań technicznych określonych w § 4 Regulaminu;
    • brak lub przerwy w dostępie do Internetu po stronie Użytkownika;
    • nieprawidłowości w korzystaniu z Serwisu wynikające z działań lub zaniechań Użytkownika, w tym nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa;
    • błędy, braki lub nieaktualność danych wprowadzonych przez Klienta lub jego Użytkowników;
    • skutki udostępnienia danych dostępowych osobom nieuprawnionym lub utraty danych dostępowych;
    • Przerwy Techniczne przeprowadzane zgodnie z Regulaminem;
    • przerwy w dostępie do Serwisu lub niedostępność Serwisu wynikające z Siły Wyższej lub z przyczyn niezależnych od Usługodawcy;
    • awarie lub nieprawidłowe działanie Infrastruktury Technicznej (w tym Amazon Web Services) wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy;
    • awarie, niedostępność lub nieprawidłowe działanie systemów zewnętrznych, w tym KSeF, systemów płatności, systemów operatorów telekomunikacyjnych;
    • niedziałanie lub wadliwe działanie oprogramowania lub usług podmiotów trzecich;
    • skutki niezweryfikowania przez Klienta poprawności Dokumentów wygenerowanych w Serwisie;
    • poprawność merytoryczną, podatkową lub prawną Dokumentów tworzonych przez Klienta;
    • skutki niewykonania przez Klienta obowiązku archiwizacji (kopii zapasowych) zgodnie z § 12 Regulaminu;
    • utratę danych w przypadku usunięcia Konta zgodnie z Regulaminem;
    • skutki korzystania z Serwisu w sposób sprzeczny z Regulaminem lub przepisami prawa;
    • skutki związane z funkcjonowaniem KSeF, o których mowa w § 11 Regulaminu;
    • niebezpieczeństwa związane z użytkowaniem sieci Internet (ataki hackerskie, wirusy, malware);
    • treść reklam i materiałów promocyjnych podmiotów trzecich zamieszczanych w Serwisie;
    • inne okoliczności, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności zgodnie z przepisami prawa lub postanowieniami Regulaminu.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za Dokumenty wygenerowane w Serwisie. Serwis stanowi wyłącznie narzędzie wspomagające – pełna odpowiedzialność za poprawność Dokumentów, w tym danych, kwot, stawek podatkowych, numerów kont bankowych i innych informacji, spoczywa na Kliencie.
  5. Wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi względem Klientów niebędących PNPK.
  6. Ograniczenie odpowiedzialności:
    • Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkodę rzeczywistą (damnum emergens), z wyłączeniem utraconych korzyści (lucrum cessans);
    • Usługodawca odpowiada wyłącznie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy będące następstwem umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa Usługodawcy;
    • całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z jakiegokolwiek tytułu w danym roku kalendarzowym ograniczona jest do kwoty równej sumie Abonamentów faktycznie uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie skutkujące odpowiedzialnością.
  7. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa w ust. 3-6, nie mają zastosowania do:
    • szkód wyrządzonych umyślnie;
    • odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  8. Klient zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności (indemnifikacja) w przypadku jakichkolwiek roszczeń osób trzecich wobec Usługodawcy, wynikających z:
    • korzystania przez Klienta lub jego Użytkowników z Serwisu w sposób naruszający Regulamin lub przepisy prawa;
    • naruszenia przez Klienta praw własności intelektualnej osób trzecich;
    • nieprawidłowości w danych lub Dokumentach wprowadzonych przez Klienta do Serwisu.

§16 PRAWA I OBOWIĄZKI STRON

Obowiązki Usługodawcy

  1. Usługodawca zobowiązuje się do:
    • świadczenia Usług zgodnie z Regulaminem i powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
    • dołożenia należytej staranności w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu;
    • ochrony danych Klientów zgodnie z RODO i przepisami o ochronie danych osobowych;
    • informowania Klientów o planowanych Przerwach Technicznych oraz istotnych zmianach w funkcjonowaniu Serwisu;
    • aktualizowania Serwisu w związku ze zmianami przepisów prawa mającymi wpływ na jego funkcjonowanie, w miarę możliwości produkcyjnych i z uwzględnieniem czasu potrzebnego do implementacji zmian;
    • rozpatrywania reklamacji zgodnie z Regulaminem.

Obowiązki Klienta

  1. Klient zobowiązuje się do:
    • korzystania z Serwisu zgodnie z Regulaminem, przepisami prawa oraz instrukcjami Usługodawcy;
    • podawania prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych oraz ich niezwłocznej aktualizacji;
    • zachowania poufności danych dostępowych do Konta oraz Danych Uwierzytelniających KSeF;
    • przestrzegania zasad bezpieczeństwa określonych w § 5 Regulaminu;
    • regularnego wykonywania kopii zapasowych Dokumentów i danych zgodnie z § 12 Regulaminu;
    • weryfikacji poprawności Dokumentów wygenerowanych w Serwisie przed ich użyciem, wysłaniem lub zaksięgowaniem;
    • terminowego regulowania należności z tytułu Abonamentu;
    • zapoznawania się z komunikatami i instrukcjami Usługodawcy dotyczącymi funkcjonowania Serwisu;
    • niezwłocznego informowania Usługodawcy o zauważonych nieprawidłowościach w działaniu Serwisu;
    • niepodejmowania działań mogących zakłócić funkcjonowanie Serwisu lub naruszyć bezpieczeństwo danych.
  2. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania Użytkowników korzystających z Konta Klienta, jak za działania własne.

§17 OKRES OBOWIĄZYWANIA I ROZWIĄZANIE UMOWY

  1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony z chwilą rejestracji Klienta w Serwisie.
  2. Wypowiedzenie Umowy przez Klienta:
    • Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie, bez podania przyczyny, z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego;
    • wypowiedzenie składa się w formie elektronicznej na adres: kontakt@biuromat.pl lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy;
    • wypowiedzenie Umowy w trakcie Okresu Rozliczeniowego nie uprawnia Klienta niebędącego PNPK do zwrotu proporcjonalnej części Abonamentu.
  3. Wypowiedzenie Umowy przez Usługodawcę:
    • Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn, z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego;
    • za ważne przyczyny uznaje się w szczególności: zaprzestanie oferowania Usług, istotną zmianę przepisów prawa wpływającą na możliwość świadczenia Usług, reorganizację działalności Usługodawcy;
    • wypowiedzenie składa się w formie elektronicznej na adres e-mail Klienta przypisany do Konta lub pisemnie na adres Klienta.
  4. Rozwiązanie Umowy przez Klienta ze skutkiem natychmiastowym:
    • Klient może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym poprzez usunięcie Konta z poziomu ustawień Konta w Serwisie lub poprzez złożenie wniosku do Usługodawcy;
    • rozwiązanie Umowy w tym trybie nie uprawnia do zwrotu jakiejkolwiek części uiszczonego Abonamentu.
  5. Rozwiązanie Umowy przez Usługodawcę ze skutkiem natychmiastowym:
    Usługodawca ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym i zablokować lub usunąć Konto w przypadku, gdy Klient lub jego Użytkownik:
    • rażąco lub uporczywie narusza postanowienia Regulaminu;
    • podejmuje działania na szkodę Usługodawcy, innych Klientów lub osób trzecich;
    • podejmuje próby uzyskania nieautoryzowanego dostępu do Serwisu lub przełamania zabezpieczeń;
    • dostarcza treści o charakterze bezprawnym lub Nielegalne Treści;
    • korzysta z Serwisu w sposób sprzeczny z przepisami prawa;
    • podał nieprawdziwe dane podczas rejestracji lub w trakcie korzystania z Serwisu;
    • wykorzystuje Serwis do prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Usługodawcy;
    • narusza warunki Licencji określone w § 19 Regulaminu;
    • wielokrotnie zakłada Konta w celu obejścia limitów Planu Free
    • korzysta z Serwisu w sposób zautomatyzowany (w tym za pośrednictwem botów, skryptów, robotów internetowych, narzędzi do web scrapingu lub innych automatycznych mechanizmów), który powoduje lub może powodować nadmierne obciążenie Infrastruktury Technicznej, zakłócenie działania Serwisu lub naruszenie bezpieczeństwa danych, chyba że korzystanie takie odbywa się za pośrednictwem API biuromat udostępnionego przez Usługodawcę, zgodnie z warunkami określonymi w § 20 Regulaminu.
  6. W przypadkach, o których mowa w ust. 5, Klientowi nie przysługuje zwrot uiszczonego Abonamentu ani jakiekolwiek odszkodowanie.
  7. Skutki rozwiązania Umowy:
    • rozwiązanie Umowy jest równoznaczne z usunięciem Konta Klienta;
    • usunięcie Konta oznacza trwałą utratę wszystkich danych, Dokumentów i informacji zgromadzonych na Koncie;
    • przed rozwiązaniem Umowy Klient powinien pobrać i zarchiwizować wszystkie niezbędne dane i Dokumenty;
    • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych w związku z rozwiązaniem Umowy.
  8. W przypadku braku aktywności na Koncie przez okres co najmniej 24 miesięcy, Usługodawca ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym i usunąć Konto, po co najmniej jednorazowym uprzednim powiadomieniu Klienta na adres e-mail przypisany do Konta z 30-dniowym wyprzedzeniem. Przez „aktywność na Koncie” rozumie się wykonanie przez Klienta lub jego Użytkownika czynności merytorycznej w ramach Serwisu, w szczególności: wystawienie, edycję lub wysłanie Dokumentu, dodanie lub modyfikację danych kontrahenta, dokonanie płatności za Abonament lub aktywację bądź dezaktywację Integracji. Samo zalogowanie się do Konta, przeglądanie interfejsu Serwisu bez podejmowania czynności, o których mowa w zdaniu poprzednim, ani automatyczne połączenia inicjowane przez przeglądarkę lub urządzenie Klienta nie stanowią aktywności na Koncie w rozumieniu niniejszego ustępu.
  9. Usługodawca zastrzega sobie prawo do trwałego zaprzestania prowadzenia Serwisu. W takim przypadku Usługodawca powiadomi Klientów z co najmniej 90-dniowym wyprzedzeniem, umożliwiając pobranie danych i Dokumentów. Klientom przysługuje zwrot proporcjonalnej części Abonamentu za niewykorzystany okres.

§18 PRAWA AUTORSKIE

  1. Usługodawcy przysługują wszelkie autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne do Serwisu, Aplikacji oraz ich poszczególnych elementów, w tym:
    • kodu źródłowego, algorytmów, struktury bazy danych;
    • interfejsu graficznego, layoutu, szaty graficznej;
    • logotypów, znaków towarowych, nazw handlowych;
    • treści, tekstów, dokumentacji, instrukcji;
    • wszelkich innych elementów stanowiących utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  2. Serwis oraz jego elementy podlegają ochronie na podstawie przepisów prawa autorskiego, prawa własności przemysłowej oraz innych przepisów dotyczących ochrony własności intelektualnej.
  3. Zabrania się bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy:
    • kopiowania, powielania, rozpowszechniania Serwisu lub jego elementów;
    • dokonywania opracowań, modyfikacji, adaptacji lub tłumaczeń Serwisu;
    • dekompilacji, deasemblacji, inżynierii zwrotnej (reverse engineering) kodu Serwisu;
    • usuwania, zmieniania lub ukrywania oznaczeń autorskich lub znaków towarowych;
    • wykorzystywania Serwisu lub jego elementów w sposób niezgodny z Regulaminem.
  4. Naruszenie praw autorskich lub innych praw własności intelektualnej Usługodawcy może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną oraz stanowi podstawę do natychmiastowego rozwiązania Umowy.

§19 LICENCJA

  1. Z chwilą zawarcia Umowy (rejestracji w Serwisie) Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, niepodlegającej sublicencjonowaniu licencji na korzystanie z Serwisu w zakresie zgodnym z Regulaminem oraz wybranym Planem Abonamentowym („Licencja”).
  2. Licencja jest udzielana:
    • na czas trwania Umowy;
    • bez ograniczeń terytorialnych;
    • wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej lub zawodowej.
  3. Licencja obejmuje następujące pola eksploatacji:Licencja obejmuje również aktualizacje Serwisu udostępniane przez Usługodawcę w okresie obowiązywania Umowy. Za udzielenie Licencji Usługodawcy nie przysługuje odrębne wynagrodzenie ponad Abonament (dla Planów płatnych) lub bezpłatnie (dla Planu Free).
    • korzystanie z Serwisu za pośrednictwem Urządzenia Końcowego w zakresie wynikającym z Umowy i wybranego Planu Abonamentowego;
    • uruchamianie, wyświetlanie, uzyskiwanie dostępu, wprowadzanie, przetwarzanie, przechowywanie i usuwanie danych w ramach Serwisu;
    • umożliwianie dostępu do Serwisu Użytkownikom na warunkach Regulaminu, w ramach limitów przewidzianych dla wybranego Planu Abonamentowego.
  4. Klient nie jest uprawniony do:
    • kopiowania, powielania ani pobierania Serwisu ani jego elementów do celów innych niż korzystanie z Usług;
    • tłumaczenia, modyfikowania, adaptowania ani wprowadzania zmian w Serwisie;
    • udostępniania Serwisu osobom trzecim (poza Użytkownikami) odpłatnie lub nieodpłatnie;
    • dekompilacji, deasemblacji, reverse engineeringu ani określania kodu źródłowego w jakikolwiek sposób;
    • tworzenia dzieł pochodnych na podstawie Serwisu;
    • wykorzystywania Serwisu do prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Usługodawcy.
  5. Klient zobowiązuje się zapewnić przestrzeganie warunków Licencji przez wszystkich Użytkowników korzystających z Konta. Naruszenie Licencji przez Użytkownika uznaje się za naruszenie przez Klienta.
  6. Naruszenie warunków Licencji stanowi podstawę do natychmiastowego rozwiązania Umowy przez Usługodawcę oraz może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą Klienta.

§20 API

  1. Usługodawca może udostępniać Klientom API (Application Programming Interface) umożliwiające integrację Serwisu z systemami zewnętrznymi Klienta („API biuromat”).
  2. Dostęp do API biuromat może być:
    • uzależniony od Planu Abonamentowego – dostępność i zakres API określa Cennik (w szczególności API może być niedostępne w Planie Free oraz Premium i być wyłącznie dostępne w Planie Enterprise);
    • limitowany pod względem liczby zapytań, zakresu funkcjonalności lub innych parametrów;
    • odpłatny na warunkach wskazanych w Cenniku lub odrębnym regulaminie.
  3. Klient zobowiązany jest korzystać z API biuromat wyłącznie:
    • w celach związanych z realizacją Umowy;
    • w sposób zgodny z dokumentacją techniczną i instrukcjami Usługodawcy;
    • w ramach limitów określonych dla danego Planu Abonamentowego.
  4. Zabrania się:
    • wykorzystywania API biuromat do prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Usługodawcy;
    • udostępniania API biuromat osobom trzecim bez zgody Usługodawcy;
    • wykorzystywania API biuromat w oprogramowaniu złośliwym lub działającym na szkodę Usługodawcy lub osób trzecich;
    • obciążania API biuromat nadmierną liczbą zapytań (np. ataki DoS);
    • wykorzystywania API biuromat w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem.
  5. W przypadku komercyjnego wykorzystywania API biuromat do świadczenia usług integracyjnych na rzecz osób trzecich, Klient zobowiązany jest uprzednio powiadomić o tym Usługodawcę na adres: kontakt@biuromat.pl. Usługodawca ma prawo nałożyć na Klienta dodatkową opłatę licencyjną.
  6. Usługodawca dokłada starań, aby API biuromat działało prawidłowo, jednak nie gwarantuje jego niezawodności ani nieprzerwanego działania.
  7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • dane wprowadzone do Serwisu z wykorzystaniem API biuromat;
    • jakość, poprawność ani działanie aplikacji lub systemów zewnętrznych Klienta lub osób trzecich;
    • szkody wynikające z korzystania z API biuromat w sposób niezgodny z dokumentacją, Regulaminem lub przeznaczeniem API.
  8. Usługodawca ma prawo ograniczyć lub zablokować dostęp do API biuromat w przypadku naruszenia Regulaminu, nadmiernego obciążenia API lub w innych uzasadnionych przypadkach.

§21 ZMIANY REGULAMINU

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych powodów, w szczególności:
    • zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na treść Regulaminu;
    • zmian technologicznych lub organizacyjnych w działaniu Serwisu;
    • zmian w zakresie lub sposobie świadczenia Usług;
    • konieczności zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu lub danych;
    • zmian w strukturze kosztów świadczenia Usług;
    • decyzji, orzeczeń lub zaleceń właściwych organów;
    • konieczności usunięcia nieścisłości lub błędów w Regulaminie.
  2. O planowanej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Klientów z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem w życie zmian, za pośrednictwem:
    • wiadomości e-mail wysłanej na adres przypisany do Konta;
    • komunikatu w Serwisie.
  3. Jeżeli przed dniem wejścia w życie zmian Klient nie zgłosi sprzeciwu wobec zmian, uznaje się, że zaakceptował nowy Regulamin.
  4. Klient ma prawo, przed dniem wejścia w życie zmian, wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście w życie zmian. W takim przypadku:
    • Klientowi będącemu PNPK przysługuje zwrot proporcjonalnej części Abonamentu za niewykorzystany okres;
    • Klientowi niebędącemu PNPK zwrot Abonamentu nie przysługuje.
  5. W przypadku niezaakceptowania zmienionego Regulaminu i niewypowiedzenia Umowy w terminie określonym w ust. 4, Klient traci dostęp do Usług z dniem wejścia w życie zmian Regulaminu.
  6. Zmiana Regulaminu polegająca na rozszerzeniu funkcjonalności Serwisu lub poprawie jakości Usług, bez zwiększenia obowiązków Klienta, nie uprawnia do wypowiedzenia Umowy z tego powodu.
  7. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu i odbywa się na zasadach określonych w § 10.

§22 NIELEGALNE TREŚCI (DSA)

  1. Zabrania się zamieszczania w Serwisie Nielegalnych Treści oraz treści sprzecznych z Regulaminem.
  2. Za Nielegalne Treści uznaje się w szczególności:
    • treści naruszające prawa autorskie, znaki towarowe lub inne prawa własności intelektualnej;
    • treści obraźliwe, dyskryminujące, naruszające dobra osobiste;
    • treści o charakterze terrorystycznym;
    • treści pornograficzne, erotyczne lub obsceniczne;
    • mowę nienawiści, wulgaryzmy;
    • spam, złośliwe oprogramowanie;
    • treści promujące działalność przestępczą;
    • odesłania do materiałów zawierających takie treści.
  3. Każda osoba lub podmiot ma prawo zgłosić Usługodawcy obecność Nielegalnych Treści w Serwisie. Zgłoszenie należy kierować na adres: kontakt@biuromat.pl (punkt kontaktowy DSA).
  4. Zgłoszenie powinno zawierać:
    • uzasadnienie, dlaczego wskazane informacje stanowią Nielegalne Treści;
    • dokładną lokalizację treści (URL, opis);
    • imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail zgłaszającego;
    • oświadczenie o przekonaniu w dobrej wierze, że informacje są prawidłowe i kompletne.
  5. Usługodawca rozpatruje zgłoszenia w sposób obiektywny, z zachowaniem należytej staranności i informuje zgłaszającego o podjętej decyzji.
  6. W przypadku potwierdzenia obecności Nielegalnych Treści, Usługodawca ma prawo:
    • usunąć treści lub uniemożliwić dostęp do nich;
    • zawiesić lub zablokować Konto;
    • rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
  7. Usługodawca informuje, że nie ma ogólnego obowiązku monitorowania treści przechowywanych w Serwisie, jednak ma prawo podejmować z własnej inicjatywy działania mające na celu wykrycie i usunięcie Nielegalnych Treści.
  8. W przypadku powzięcia informacji o podejrzeniu przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób, Usługodawca niezwłocznie powiadomi właściwe organy ścigania.
  9. Punkty kontaktowe DSA:
    • dla organów państwowych, Komisji i Rady Usług Cyfrowych: kontakt@biuromat.pl
    • dla Użytkowników i innych osób: kontakt@biuromat.pl
  10. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za informacje przechowywane w ramach Serwisu na wniosek Klienta, jeżeli:
    • nie ma faktycznej wiedzy o nielegalnej działalności lub Nielegalnych Treściach; lub
    • podejmuje bezzwłocznie odpowiednie działania w celu usunięcia lub uniemożliwienia dostępu do Nielegalnych Treści, gdy uzyska taką wiedzę.

§23 REKLAMACJE

  1. Klient ma prawo złożyć reklamację dotyczącą funkcjonowania Serwisu lub świadczonych Usług.
  2. Reklamację należy składać:
    • drogą elektroniczną na adres: kontakt@biuromat.pl (forma zalecana);
    • pisemnie na adres siedziby Usługodawcy: ul. Klementyny Hoffmanowej 19/34, 35-116 Rzeszów.
  3. Reklamacja powinna zawierać:
    • dane identyfikacyjne Klienta (nazwa/imię i nazwisko, NIP, adres e-mail przypisany do Konta);
    • opis stanu faktycznego będącego podstawą reklamacji;
    • wskazanie żądania Klienta;
    • uzasadnienie reklamacji.
  4. Przed zgłoszeniem reklamacji Klient powinien sprawdzić, czy nieprawidłowości nie wynikają z przyczyn leżących po jego stronie (niespełnienie wymagań technicznych, błędna konfiguracja itp.).
  5. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo złożonej reklamacji. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie odpowiedzi przed jego upływem.
  6. Jeżeli reklamacja nie zawiera informacji niezbędnych do jej rozpatrzenia, Usługodawca wezwie Klienta do jej uzupełnienia. W takim przypadku termin biegnie od dnia doręczenia uzupełnionej reklamacji.
  7. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana drogą elektroniczną na adres e-mail Klienta przypisany do Konta.
  8. Usługodawca pozostawia bez rozpatrzenia reklamacje:
    • niezawierające danych umożliwiających identyfikację Klienta;
    • dotyczące okoliczności, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności zgodnie z Regulaminem;
    • oczywiście bezzasadne lub składane wielokrotnie w tej samej sprawie.
  9. Procedura reklamacyjna dla PNPK:
    • Klient będący PNPK ma prawo do skorzystania z uprawnień przysługujących konsumentom w zakresie reklamacji;
    • brak odpowiedzi Usługodawcy na reklamację PNPK w terminie 14 dni oznacza uznanie reklamacji za zasadną.

§24 DANE OSOBOWE

  1. Administratorem danych osobowych Użytkowników (w rozumieniu RODO) jest Usługodawca. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych Użytkowników zawiera Polityka Prywatności dostępna na stronie biuromat.pl.
  2. Klient jest administratorem danych osobowych, które przetwarza w ramach Serwisu (np. dane kontrahentów Klienta, dane pracowników Klienta wprowadzone do Serwisu). Klient samodzielnie odpowiada za zgodność przetwarzania tych danych z RODO i innymi przepisami o ochronie danych osobowych.
  3. Klient oświadcza, że:
    • posiada podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do Serwisu;
    • dane osobowe wprowadzone do Serwisu są przetwarzane zgodnie z RODO;
    • osoby, których dane dotyczą, zostały poinformowane o przetwarzaniu ich danych zgodnie z art. 13 lub 14 RODO.
  4. Usługodawca może powierzać przetwarzanie danych osobowych podwykonawcom (dalszym podmiotom przetwarzającym), na co Klient wyraża zgodę poprzez akceptację Regulaminu.

§25 POUFNOŚĆ

  1. Każda ze Stron zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych od drugiej Strony w związku z zawarciem lub realizacją Umowy, które nie są publicznie dostępne, w szczególności:
    • informacji handlowych, technicznych, organizacyjnych;
    • informacji o klientach i kontrahentach;
    • know-how, strategii biznesowych;
    • warunków indywidualnych ustaleń między Stronami;
    • danych dostępowych i konfiguracyjnych.
  2. Obowiązek zachowania poufności nie obejmuje informacji:
    • publicznie dostępnych lub które stały się publicznie dostępne bez winy Strony;
    • które Strona uzyskała od osoby trzeciej bez obowiązku zachowania poufności;
    • których ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa lub prawomocne orzeczenie sądu lub decyzję organu;
    • których ujawnienie jest niezbędne do dochodzenia roszczeń;
    • które zostały niezależnie opracowane przez Stronę bez wykorzystania informacji poufnych drugiej Strony.
  3. Obowiązek zachowania poufności trwa w okresie obowiązywania Umowy oraz przez okres 3 lat po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.

§26 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Regulamin został sporządzony w języku polskim. Polska wersja językowa stanowi wyłączną podstawę interpretacji Umowy.
  2. Prawem właściwym dla Umowy oraz wszelkich stosunków prawnych między Stronami jest prawo polskie.
  3. Wszelkie spory wynikające z Umowy lub powstałe na jej tle będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy (Rzeszów). Postanowienie to nie dotyczy Klientów będących PNPK, wobec których właściwość sądu ustala się na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących.
  4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. W miejsce nieważnego postanowienia stosuje się postanowienie najbliższe celom nieważnego postanowienia i całego Regulaminu.
  5. Klient nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z Umowy na osoby trzecie bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.
  6. Usługodawca ma prawo przenieść prawa i obowiązki wynikające z Umowy na podmiot trzeci, w szczególności w przypadku zbycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, przekształcenia, połączenia lub podziału spółki. O przeniesieniu Usługodawca poinformuje Klienta z 30-dniowym wyprzedzeniem.
  7. Korespondencja z Usługodawcą odbywa się:
    • drogą elektroniczną na adres: kontakt@biuromat.pl;
    • pisemnie na adres siedziby: Solvsoft sp. z o.o., ul. Klementyny Hoffmanowej 19/34, 35-116 Rzeszów;
    • telefonicznie pod numerem: +48 17 77 96 301.
  8. Usługodawca komunikuje się z Klientem drogą elektroniczną na adres e-mail przypisany do Konta, chyba że Regulamin lub przepisy prawa stanowią inaczej.
  9. Na adres e-mail Klienta mogą być wysyłane informacje techniczne, systemowe i obsługowe dotyczące funkcjonowania Serwisu, niestanowiące informacji handlowej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  10. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji i jest dostępny na stronie: https://biuromat.pl/regulamin w sposób umożliwiający jego utrwalenie i wielokrotne odtwarzanie.
  11. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zamieszczania informacji o świadczeniu Usług na rzecz Klienta niebędącego PNPK na Stronie Internetowej oraz w materiałach marketingowych Usługodawcy, w celach referencyjnych. Klient może zgłosić sprzeciw wobec takiego wykorzystania w formie pisemnej lub elektronicznej.