Poznaj biuromat.pl

Krótki przewodnik po najważniejszych funkcjach

Wystawianie faktury

Wystawianie faktury w biuromacie to przyjemność, nie obowiązek. Cały proces został uproszczony do minimum, zachowując pełną zgodność z polskimi przepisami.

Wybór kontrahenta i typ dokumentu
Na początku wybierasz kontrahenta z listy (lub dodajesz nowego w locie) – domyślna miesięczna lub proforma. System zapamiętuje preferencje i przy kolejnych fakturach automatycznie podstawia najczęściej używane wartości.

Data i miejsce wystawienia
Określasz datę wystawienia i sprzedaży faktury oraz miejsce wystawienia dokumentu. Pola są predefiniowane z aktualnymi datami i Twoją lokalizacją – możesz je oczywiście zmienić.

Pozycje faktury
Dodawanie produktów i usług jest bajecznie proste. Dla każdej pozycji podajesz:
  • Nazwę towaru/usługi (np. „Usługa wniesienia”)
  • Ilość i jednostkę miary (szt., usł., kg, godz.)
  • Cenę jednostkową netto
  • Stawkę VAT (23%, 8%, 5%, 0%, zw.)

System automatycznie oblicza wartości netto, kwotę VAT oraz wartość brutto dla każdej pozycji.

Płatność
W sekcji płatności wybierasz metodę (przelew bankowy, gotówka, karta, PayPal, BLIK) oraz termin zapłaty. System automatycznie oblicza datę płatności i pobiera numer rachunku bankowego z Twojej konfiguracji.

Mechanizm podzielonej płatności
Jeśli faktura przekracza próg MPP, możesz zaznaczyć opcję mechanizmu podzielonej płatności. System automatycznie dodaje stosowną adnotację na fakturze.

W prawym panelu widzisz na bieżąco obliczane podsumowanie: suma netto, VAT i kwota brutto. To Twoja kontrola przed finalnym zapisem dokumentu.
Po kliknięciu „Dodaj” faktura jest generowana, zapisywana w systemie i możesz ją natychmiast pobrać w formacie PDF lub wysłać mailem do klienta.

Lista faktur

Wszystkie dokumenty sprzedażowe w jednym miejscu. Lista faktur to narzędzie do zarządzania Twoimi dokumentami.

Zakładki dokumentów
Na górze ekranu znajdziesz cztery główne sekcje:

  • Faktury VAT – standardowe faktury sprzedażowe
  • Faktury VAT MARŻA – dla rozliczeń marżowych
  • Wewnątrzunijna dostawa towarów – faktury WDT
  • Faktury zaliczkowe i rozliczeniowe

W ramach każdej sekcji możesz przełączać się między typami dokumentów: Faktury, Korekty i Proformy.

Czytelna tabela
Każda faktura wyświetlana jest z kluczowymi informacjami: numer faktury (np. FV/1/10/2025), status płatności (zielona ikona dolara oznacza opłaconą fakturę), datę wystawienia, nazwę kontrahenta oraz kwoty netto, VAT i brutto w PLN.

Filtry i wyszukiwanie
System oferuje elastyczne narzędzia do odnajdywania dokumentów:

  • Wyszukiwarka – wpisz numer faktury, nazwę kontrahenta lub kwotę
  • Filtr roku – przełączaj się między latami
  • Filtr miesiąca – wybierz konkretny miesiąc lub zobacz wszystkie
  • Sortowanie – kliknij nagłówek kolumny (np. „Data wystawienia”), aby posortować faktury

Akcje dla każdej faktury.
Menu kontekstowe oferuje pełen zakres operacji:

  • Zapisz/Drukuj – pobierz PDF na dysk
  • Wystawiaj cyklicznie – automatyzuj powtarzalne faktury
  • Wystaw podobną – szybkie kopiowanie wzorca
  • Wystaw korektę – twórz korekty do faktury
  • Edytuj – modyfikuj dane faktury
  • Usuń – skasuj dokument
  • Szczegóły – pełny podgląd wszystkich informacji
  • Zapisz plik XML – do faktury ustandaryzowanej KSeF
  • Oznacz jako wysłana do kontrahenta – zarządzanie statusem wysyłki
  • Oznacz jako wysłana do biura rachunkowego – kontrola przepływu dokumentów

Paginacja.
Na dole strony widzisz ile faktur wyświetlasz (np. „1-4 z 4”) i możesz nawigować między stronami. Sam decydujesz ile dokumentów chcesz widzieć na jednej stronie – wybierz z listy rozwijanej (10, 25, 50 lub więcej).

Dashboard – kontrola finansów

Śledź przychody w czasie rzeczywistym i analizuj trendy sprzedaży.

Kluczowe wskaźniki
W górnej części ekranu znajdziesz dwa najważniejsze metryki:

  • Wystawione faktury – łączna liczba dokumentów (np. 4)
  • Przychód netto PLN – suma przychodów w bieżącym okresie (np. 9 769 PLN)

Dynamiczny wykres przychodów.
Interaktywny wykres liniowy pokazuje trendy sprzedaży w ujęciu miesięcznym przez cały rok. Dzięki temu natychmiast zauważysz sezonowość w Twojej działalności, okresy wzmożonej sprzedaży lub niepokojące spadki. Wykres automatycznie dostosowuje skalę do Twoich danych, zapewniając czytelną wizualizację.

Szybki przegląd w zakładkach.
Dashboard oferuje cztery perspektywy czasowe dostępne w zakładkach na górze strony:

  • Ten rok – roczne podsumowanie
  • Ten miesiąc – bieżący miesiąc
  • Ten tydzień – ostatnie 7 dni
  • Własne – wybierz dowolny zakres dat

Każda zmiana perspektywy natychmiast aktualizuje zarówno wskaźniki, jak i wykres, dając Ci pełen obraz finansów firmy.

Zarządzanie kontrahentami

Zapomnij o ręcznym przepisywaniu danych kontrahentów. W Biuromacie wystarczy wpisać NIP firmy, a system automatycznie pobierze wszystkie niezbędne informacje z bazy GUS – nazwę firmy, pełen adres.

Dzięki intuicyjnemu formularzowi dodasz kontrahenta w mniej niż 30 sekund. System rozróżnia firmy od osób fizycznych, a każdy kontakt możesz oznaczyć dodatkowymi informacjami kontaktowymi – email, telefon czy preferowany sposób komunikacji. Wszystkie dane kontrahentów są zawsze pod ręką w przejrzystej tabeli z wyszukiwarką. Każdy wpis zawiera kompletną historię współpracy – możesz jednym kliknięciem sprawdzić wszystkie wystawione faktury, zobaczyć saldo należności i spersonalizować ustawienia kontrahenta takie jak automatyczna wysyłka, szablon wiadomości e-mail.

Profesjonalne dokumenty

Każda faktura generowana przez Biuromat to profesjonalny, zgodny z prawem dokument gotowy do wysłania klientowi lub kontroli skarbowej.

Każda faktura z Biuromatu to w pełni zgodny z prawem dokument – możesz go śmiało wysłać do klienta lub pokazać podczas kontroli skarbowej. U góry masz kod kreskowy do szybkiej identyfikacji, numer faktury (np. FV/1/10/2025) i obie daty – wystawienia oraz sprzedaży. Z lewej strony Twoje dane firmowe, z prawej dane nabywcy. W środku jest tabela z pozycjami – wszystko czytelnie rozpisane: nazwa towaru czy usługi, ile sztuk, po jakiej cenie, stawka VAT i kwoty. Poniżej szczegółowe podsumowanie VAT z podziałem na poszczególne stawki – widać dokładnie ile to netto, ile VAT i ile brutto dla każdej z nich, a na końcu suma do zapłaty.

Na dole informacje o płatności – jak klient ma zapłacić, do kiedy, ile już wpłacił (jeśli coś) i ile jeszcze zostało. Kwota jest też napisana słownie, a na samym dole są miejsca na podpisy obu stron. Layout jest prosty i przejrzysty – zarówno Ty jak i Twoi klienci od razu znajdziecie to czego szukacie. Wszystko po polsku, wszystko zgodne z przepisami.

Faktury cykliczne

Masz klientów, którym co miesiąc wystawiasz tę samą fakturę? Faktury cykliczne to Twój najlepszy przyjaciel.

Zamiast co miesiąc ręcznie wystawiać identyczną fakturę za abonament, hosting czy stały kontrakt, utwórz raz fakturę cykliczną, a system zrobi resztę. Możesz ustawić częstotliwość tygodniową (np. dla cotygodniowych usług) albo miesięczną (najpopularniejsza dla abonamentów). System dba o szczegóły – jeśli skonfigurujesz fakturę na dzień, który nie występuje w danym miesiącu (np. 31 lutego), informacja w systemie ostrzeże Cię, że faktura nie zostanie wystawiona w tym miesiącu. Dzięki temu masz pełną kontrolę i rozumiesz logikę działania.

W każdej chwili możesz zatrzymać fakturę cykliczną, zmodyfikować kwoty lub pozycje (zmiana zacznie obowiązywać od następnego cyklu), podejrzeć historię wszystkich wystawionych automatycznie dokumentów albo ustawić datę końcową. Lista faktur cyklicznych pokazuje wszystkie aktywne harmonogramy – widzisz nazwę, fakturę bazową (wzór), kontrahenta, kiedy ostatnio została wystawiona i kiedy będzie następna. Status pokazuje czy faktura jest aktywna, czy wstrzymana. To automatyzacja, która działa w tle, podczas gdy Ty skupiasz się na rozwijaniu biznesu.