Niechciane faktury w KSeF – jak je odrzucić i nie księgować?
W KSeF nie ma opcji ukrycia ani odrzucenia faktury – wszystkie dokumenty wystawione na Twój NIP po prostu tam są. Także te, które w ogóle nie powinny trafić do kosztów. Musicie je sobie gdzieś zapisywać, robić notatki i tłumaczyć księgowej, co księgować, a czego nie.
Poniżej wyjaśniamy, skąd biorą się niechciane faktury w KSeF, co z nimi zrobić zgodnie z przepisami i jak uporządkować je w Biuromat.
Skąd biorą się niechciane faktury w KSeF?
KSeF przypisuje fakturę do nabywcy wyłącznie na podstawie numeru NIP. System nie sprawdza, czy transakcja faktycznie miała miejsce ani czy dotyczy Twojej działalności. Dlatego na liście faktur kosztowych mogą pojawić się:
- Faktury wystawione przez pomyłkę – sprzedawca wybrał złego kontrahenta z bazy albo pomylił się w NIP-ie.
- Zakupy niezwiązane z działalnością – np. prywatne zakupy przedsiębiorcy prowadzącego JDG, na których podał NIP firmy.
- Duplikaty – ta sama sprzedaż zafakturowana dwa razy.
- Faktury za niezamówione towary lub usługi – w tym fikcyjne faktury na Twój NIP, wystawiane np. w celu wyłudzenia.
- Faktury, których nie chcesz ujmować w kosztach – dokument jest poprawny, ale z różnych powodów nie ma trafić do ewidencji.
Czy można odrzucić lub usunąć fakturę w KSeF?
Nie. KSeF nie daje nabywcy możliwości odrzucenia, ukrycia ani usunięcia faktury. Dokument, który otrzymał numer KSeF, zostaje w systemie na stałe. Błąd może naprawić tylko sprzedawca – wystawiając fakturę korygującą.
W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność za „odsianie” niechcianych dokumentów spada na Ciebie i Twoje biuro rachunkowe. Jeśli nikt tego nie pilnuje, niechciana faktura może trafić do kosztów albo do zapłaty.
Co zrobić z niechcianą fakturą z KSeF? Krok po kroku
- Sprawdź, czy faktura na pewno Cię nie dotyczy. Porównaj dane sprzedawcy, przedmiot i kwotę z zamówieniami w firmie.
- Skontaktuj się ze sprzedawcą. Poinformuj go o błędzie – najlepiej mailowo, żeby został ślad.
- Poproś o fakturę korygującą. Przy błędnym nabywcy zwykle jest to korekta „do zera” i nowa faktura na właściwą firmę.
- Nie księguj faktury i nie odliczaj z niej VAT. Dopóki nie ma korekty, dokument nie powinien trafić do ewidencji kosztów ani do rejestru VAT.
- Oznacz fakturę jako odrzuconą w swoim programie. Dzięki temu nie wpadnie przypadkiem do paczki dla księgowej ani do płatności.
- Przy podejrzeniu wyłudzenia zachowaj dokumentację. Korespondencja ze sprzedawcą przyda się w razie pytań z urzędu skarbowego.
Jak odrzucić fakturę kosztową w Biuromat?
W Biuromat nie musisz prowadzić notatek ani osobnych arkuszy. Wszystko robisz z poziomu interfejsu:
- Pobierz nowe faktury z KSeF. Pojawią się na liście dokumentów kosztowych.
- Zatwierdź dokumenty do księgowania. Na bieżąco, od razu po pobraniu, oznaczasz faktury, które mają trafić do księgowości.
- Odrzuć niechciane faktury. Dokumenty, których nie chcesz księgować, odrzucasz – zostają w systemie, ale nie trafią dalej.
- Przygotuj paczkę ZIP dla księgowej. Na koniec okresu generujesz paczkę ze wszystkimi zatwierdzonymi dokumentami i wysyłasz ją do księgowości.
Koniec z chaosem i ręcznym segregowaniem. Księgowa dostaje tylko to, co ma zaksięgować, a Ty masz pełną historię – także odrzuconych dokumentów.
Odrzucanie faktur – KSeF a Biuromat
| Sam KSeF | Biuromat | |
|---|---|---|
| Odrzucenie faktury | Brak takiej opcji | Odrzucenie jednym działaniem |
| Wybór dokumentów do księgowania | Ręczne notatki, arkusze, maile | Zatwierdzanie na liście faktur |
| Przekazanie księgowej | Pobieranie plików pojedynczo | Paczka ZIP z zatwierdzonymi dokumentami |
| Ryzyko zaksięgowania złej faktury | Wysokie | Niskie |
Dla kogo to rozwiązanie?
- JDG – szybko odsiewasz prywatne i błędne faktury, zanim trafią do księgowej.
- Małe i średnie firmy – kontrolujesz, co trafia do kosztów, bez arkuszy i maili.
- Biura rachunkowe – dostajecie od klienta komplet zatwierdzonych dokumentów zamiast pytań „czy to księgować?”.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy w KSeF można odrzucić fakturę?
Nie. KSeF nie ma funkcji odrzucenia faktury przez nabywcę. Błędną fakturę może poprawić tylko sprzedawca, wystawiając fakturę korygującą.
Czy można usunąć fakturę z KSeF?
Nie. Faktura z nadanym numerem KSeF pozostaje w systemie na stałe.
Ktoś wystawił fakturę na mój NIP przez pomyłkę – co robić?
Poinformuj sprzedawcę i poproś o fakturę korygującą. Do czasu korekty nie księguj faktury i nie odliczaj z niej VAT.
Czy muszę księgować każdą fakturę, która jest w KSeF?
Nie. Księgujesz tylko faktury dokumentujące rzeczywiste zdarzenia gospodarcze Twojej firmy. To, że faktura jest w KSeF, nie oznacza, że jest Twoim kosztem.
Jak przekazać księgowej tylko wybrane faktury z KSeF?
W Biuromat zatwierdzasz faktury do księgowania, a niechciane odrzucasz. Następnie generujesz paczkę ZIP zawierającą wyłącznie zatwierdzone dokumenty.
Uporządkuj faktury kosztowe z KSeF
Załóż konto w Biuromat i odrzucaj niechciane dokumenty, zanim trafią do księgowej.
