W skrócie: faktura dwujęzyczna ma każdą etykietę i każdą pozycję w dwóch językach, po polsku i w języku kontrahenta. W aplikacji Biuromat wybierasz dodatkowy język (angielski, niemiecki albo francuski) na formularzu nowej faktury, a przy każdej pozycji pojawia się pole na tłumaczenie nazwy i jednostki miary. Przepisy o VAT nie określają języka faktury, a wersja dwujęzyczna zachowuje polski tekst obok obcego.

Kontrahent z zagranicy zamawia towar i prosi o fakturę, którą zrozumie jego księgowy. Często kończy się to drugim dokumentem w Wordzie: przepisanymi pozycjami, kwotami i datami, a potem pilnowaniem, żeby obie wersje mówiły to samo. Każda poprawka na fakturze to poprawka w tłumaczeniu.

Faktura dwujęzyczna załatwia sprawę jednym dokumentem. Polski tekst zostaje na miejscu, a tłumaczenie pojawia się tuż pod nim.

Czy faktura może być w języku obcym

Ustawa o VAT wymienia elementy, które musi zawierać faktura (art. 106e), ale nie wskazuje, w jakim języku ma być sporządzona. Minister Finansów w interpretacjach dopuszcza faktury w języku obcym wystawiane dla przedsiębiorców, polskich i zagranicznych, oraz dla konsumentów z zagranicy (Infor.pl).

Inaczej jest przy sprzedaży konsumentowi mieszkającemu w Polsce. Ustawa o języku polskim wymaga wtedy polskiej wersji dokumentu (Infor.pl). Faktura dwujęzyczna spełnia ten warunek, bo polski tekst jest na niej zawsze.

Ostatnia kwestia to kontrola podatkowa. Zgodnie z art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej kontrolowany musi na żądanie przedstawić tłumaczenie na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym. Przy fakturze dwujęzycznej polska wersja jest już na dokumencie.

Jak wystawić fakturę dwujęzyczną w aplikacji Biuromat

Wszystko odbywa się na zwykłym formularzu nowej faktury VAT. Przykład poniżej to faktura z dwiema pozycjami: towarem z magazynu i usługą dostawy.

Krok 1. Dodaj nabywcę i pozycje faktury

Wybierz nabywcę z listy kontrahentów, a potem dodaj pozycje. Towary z magazynu najszybciej dodasz przyciskiem „Dodaj z listy”. Otwiera się okno „Wybierz produkty/usługi”, w którym przy każdym towarze widać stan dostępny, liczbę sztuk zarezerwowanych oraz cenę netto i brutto. Zaznaczasz towar, ustawiasz ilość i klikasz „Wybierz”.

Pozycję spoza magazynu, na przykład dostawę, dodasz przyciskiem „Dodaj pozycję” i wpiszesz jej nazwę ręcznie.

Krok 2. Wybierz dodatkowy język

W górnej części formularza, obok serii numeracji, jest pole „Dodatkowy język”. Do wyboru masz niemiecki, angielski i francuski. Język polski zostaje na fakturze, a wybrany język pojawia się obok niego.

Krok 3. Sprawdź tłumaczenia nazw i jednostek

Po wybraniu języka każda pozycja dostaje drugi wiersz. Pola są opisane kodami języków: pl-PL to nazwa po polsku, en-GB to nazwa po angielsku. Ten sam podział dotyczy jednostki miary, więc „szt” ma swój odpowiednik „pcs”.

Przejrzyj te pola przed wystawieniem faktury. W przykładzie rura z magazynu ma uzupełnioną jednostkę „pcs”, ale w polu nazwy en-GB nadal widnieje nazwa polska. Ręcznie dodana dostawa ma oba pola en-GB puste. W takich miejscach wpisz tłumaczenie sam.

*Pozycje faktury z polami pl-PL i en-GB dla nazwy towaru i jednostki miary*

Krok 4. Sprawdź podgląd PDF i wystaw fakturę

Przycisk „Podgląd PDF” w sekcji Podsumowanie pokazuje dokument przed wystawieniem. Pod każdą etykietą widać jej tłumaczenie zapisane mniejszą kursywą, na przykład „Sprzedawca” i „Seller” albo „Do zapłaty” i „Remaining”. Kwota słownie również pojawia się w obu językach.

Jeśli wszystko się zgadza, kliknij „Wystaw fakturę”. Gotowy dokument wydrukujesz albo pobierzesz z listy faktur sprzedażowych.

Co zostaje przetłumaczone na fakturze

Tabela zestawia etykiety widoczne w podglądzie faktury polsko-angielskiej.

Po polsku	Po angielsku
Faktura VAT	VAT Invoice
Data sprzedaży	Date of sale
Data i miejsce wystawienia	Date and place of issue
Sprzedawca / Nabywca	Seller / Buyer
Nazwa towaru/usługi	Name of goods/service
Ilość / J.m.	Quantity / Unit
Cena netto / Stawka VAT	Net price / VAT rate
Metoda płatności: Gotówka	Payment Method: Cash
Zapłacono / Do zapłaty	Paid / Remaining
Słownie	In words
Podpis wystawcy	Issuer Signature

Nazwy towarów i usług oraz jednostki miary pochodzą z pól en-GB w pozycjach faktury. Jeśli pole zostanie puste, pozycja ma w PDF tylko nazwę polską.

Nazwy i tłumaczenia w karcie towaru

Nazwa w magazynie nie musi być tą samą nazwą, którą kontrahent zobaczy na dokumencie. Karta towaru ma zakładkę „Nazwy i tłumaczenia” (Magazyn, Produkty/Usługi, wybrany towar). W sekcji „Alternatywne nazwy dokumentowe” wpiszesz osobną nazwę na fakturę i osobną na paragon. Niżej są aliasy nazwy po polsku oraz sekcja „Tłumaczenia nazwy”.

Rura z naszego przykładu nie ma jeszcze zapisanego tłumaczenia, co widać po komunikacie „Brak tłumaczeń”. Jeśli dopiero zakładasz kartotekę, towary dodasz hurtowo przez import produktów z pliku XLSX.

Faktura dwujęzyczna a stan magazynu

Gdy na fakturze są towary z magazynu, w sekcji Podsumowanie pojawia się opcja „Wykonaj operacje magazynowe”. W przykładzie była zaznaczona. Przed wystawieniem faktury rura miała 181 sztuk dostępnych, a po wystawieniu faktury na 4 sztuki stan spadł do 177. Faktura po angielsku zdejmuje towar ze stanu tak samo jak faktura po polsku.

Więcej o pracy z magazynem przeczytasz we wpisie o zarządzaniu magazynem w aplikacji Biuromat. Magazyn jest dostępny w planach Premium i Enterprise.

Najczęstsze błędy

Większość pomyłek przy fakturach dwujęzycznych wynika z pól, których nikt nie sprawdził przed wystawieniem.

Polska nazwa w polu en-GB. Dokument ma wtedy dwie identyczne linie, a kontrahent nadal nie wie, co kupił.
Puste tłumaczenie przy pozycji dodanej ręcznie. Usługi takie jak dostawa czy montaż trzeba przetłumaczyć na formularzu, bo nie mają karty w magazynie.
Faktura tylko w języku obcym dla konsumenta z Polski. Taki dokument musi mieć wersję polską, a faktura dwujęzyczna ją zawiera.
Tłumaczenie, które opisuje coś innego niż polska nazwa. Obie wersje dotyczą tej samej pozycji, więc muszą się zgadzać co do treści.

Najczęściej zadawane pytania

W jakich językach Biuromat wystawia faktury dwujęzyczne?
Po angielsku, niemiecku i francusku. Język wybierasz w polu „Dodatkowy język” na formularzu faktury, a polski zostaje na dokumencie jako język podstawowy.

Czy mogę wystawić fakturę wyłącznie po angielsku?
Przepisy o VAT nie określają języka faktury, a Minister Finansów dopuszcza fakturę w języku obcym dla przedsiębiorcy i dla konsumenta z zagranicy. Wyjątkiem jest konsument mieszkający w Polsce. W aplikacji Biuromat dodatkowy język pojawia się obok polskiego, więc dokument jest zawsze dwujęzyczny.

Jak faktura dwujęzyczna ma się do KSeF?
W interpretacjach dotyczących KSeF Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że wizualizacja faktury przekazywana kontrahentowi zagranicznemu może zawierać dane w języku obcym, jeśli pozostają spójne z fakturą wystawioną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) (podatki.biz). Tłumaczenie ma więc opisywać dokładnie to samo, co wersja polska.

Czy tłumaczenie faktury musi zrobić tłumacz przysięgły?
Obowiązek tłumaczenia pojawia się na żądanie organu podatkowego, a organ może zażądać tłumaczenia przysięgłego (Poradnik Przedsiębiorcy). Faktura dwujęzyczna ma polską treść na samym dokumencie, obok tłumaczenia.

Podsumowanie

Przed pierwszą fakturą dla zagranicznego kontrahenta wybierz dodatkowy język, przejrzyj pola en-GB przy każdej pozycji i uzupełnij te, w których jest polska nazwa albo nic. Na końcu otwórz podgląd PDF i dopiero wtedy kliknij „Wystaw fakturę”. Pełną listę dokumentów, które wystawisz w aplikacji Biuromat, znajdziesz w zakładce Funkcjonalności.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Stan prawny na październik 2026 r.

#fakturowanie #aplikacja