Moduł zamówień w Biuromat — od przyjęcia zlecenia do faktury w jednym miejscu

Przyjmowanie zamówień, pilnowanie terminów, rezerwowanie towarów, wystawianie faktur — dla wielu firm to kilka osobnych procesów obsługiwanych w różnych miejscach. Moduł zamówień w Biuromat łączy te etapy w jeden spójny przepływ pracy, który eliminuje potrzebę korzystania z arkuszy kalkulacyjnych, osobnych notatek i ręcznego przepisywania danych między systemami.

Jak stworzyć zamówienie w Biuromat?

Nowe zamówienie tworzysz w kilku krokach. Najpierw wybierasz kontrahenta z bazy — system automatycznie pobiera dane rozliczeniowe i dane dostawy, z możliwością wskazania innego adresu dostawy niż adres fakturowania.

Szczegóły zamówienia

W sekcji szczegółów określasz kluczowe parametry: status zamówienia, źródło zamówienia (telefon, e-mail, osobiste), metodę dostawy, magazyn, cennik oraz priorytet realizacji — od niskiego do krytycznego. To ostatnie pole przydaje się szczególnie przy wielu jednoczesnych zleceniach, gdy trzeba szybko ocenić co wymaga natychmiastowej uwagi.

Dwa terminy — jeden dla klienta, jeden dla Ciebie

Każde zamówienie pozwala ustawić dwa odrębne terminy. Termin realizacji to deadline wymagany przez klienta — data, do której zamówienie musi być gotowe. Zaplanowany termin realizacji to Twój wewnętrzny plan — kiedy faktycznie przewidujesz wykonanie lub dostawę. Rozróżnienie jest praktyczne: jeśli klient potrzebuje towaru na 30 czerwca, a Ty planujesz realizację na 28 czerwca, oba terminy są widoczne w systemie i możesz według nich grupować oraz planować produkcję lub dostawy.

Automatyczna rezerwacja towarów w magazynie

Jeśli prowadzisz magazyn w Biuromat, pozycje dodane do zamówienia zostają automatycznie zarezerwowane — system odejmuje je od dostępnych stanów magazynowych natychmiast po utworzeniu zamówienia. W widoku szczegółów zamówienia każda pozycja ma wyraźnie oznaczony status rezerwacji, a powiązane dokumenty magazynowe są widoczne bezpośrednio przy zamówieniu. Dzięki temu nie ryzykujesz sprzedaży tego samego towaru dwukrotnie ani ręcznego pilnowania stanów.

Zarządzanie realizacją — statusy, notatki i historia

W miarę jak zamówienie przechodzi kolejne etapy realizacji, aktualizujesz jego status bezpośrednio z poziomu listy zamówień lub widoku szczegółowego. Do każdego zamówienia możesz dodawać notatki — wewnętrzne uwagi dla zespołu, ustalenia z klientem lub informacje logistyczne, które mają znaczenie przy realizacji. Historia zamówienia rejestruje wszystkie zmiany statusów i operacje, co pozwala w każdej chwili sprawdzić przebieg realizacji bez pytania współpracowników.

Od zamówienia do faktury — jeden klik

Gdy zamówienie jest gotowe do rozliczenia, fakturę wystawiasz bezpośrednio z jego poziomu — przyciskiem „Wystaw fakturę” dostępnym zarówno w widoku szczegółowym, jak i w menu kontekstowym na liście zamówień. Dane kontrahenta, pozycje i wartości przenoszone są automatycznie. Faktura trafia do modułu sprzedaży i — jeśli korzystasz z KSeF — jest automatycznie wysyłana do Ministerstwa Finansów.
Dodatkowe opcje dostępne przy każdym zamówieniu to podgląd i zapis PDF dokumentu zamówienia oraz możliwość podziału zamówienia na części — przydatne gdy realizacja odbywa się etapami lub towar jest dostępny tylko częściowo.

Kalendarz zamówień i planowanie

Moduł wyposażony jest w widok kalendarza, który pozwala przeglądać zamówienia według terminów realizacji. Zamiast przeglądać listę, widzisz od razu co i na kiedy jest zaplanowane — szczególnie przydatne przy planowaniu pracy zespołu produkcyjnego lub harmonogramowania dostaw.

Dla kogo moduł zamówień jest szczególnie przydatny?

Moduł sprawdzi się w każdej firmie, w której między przyjęciem zlecenia a wystawieniem faktury istnieje etap realizacji: firmy handlowe zarządzające magazynem, producenci planujący wykonanie pod konkretny termin, usługodawcy obsługujący zlecenia z określonym deadline’em.
Cały cykl — od złożenia zamówienia przez klienta, przez rezerwację towaru, realizację i aktualizację statusów, aż po dokument sprzedażowy — odbywa się w jednym systemie.

Moduł zamówień dostępny jest w planach Premium i Enterprise. Aby go uruchomić, wystarczy jednorazowa aktywacja w ustawieniach aplikacji.