System do zamówień i produkcji online – Biuromat

Brak towaru na magazynie to nie problem jeśli system wie, co z tym zrobić

Klient składa zamówienie, a na magazynie brakuje towaru. Co dalej? W wielu firmach to moment, w którym proces się zatrzymuje: ktoś musi ręcznie sprawdzić stany, zadzwonić do produkcji, zapisać sobie „do zamówienia” na kartce albo w osobnym arkuszu. To źródło pomyłek i strat czasu — a przecież właśnie o czas chodzi najbardziej w małej i średniej firmie.

W Biuromat, polskim programie online do fakturowania i zarządzania sprzedażą, ten scenariusz można zautomatyzować od początku do końca. To Ty decydujesz, co ma się wydarzyć, gdy podczas składania zamówienia zabraknie towaru: pozycja może zostać automatycznie odrzucona, albo — co dla wielu firm okazuje się dużo wygodniejsze — system sam oznaczy ją jako „do zamówienia” lub „do produkcji”, w zależności od tego, czy chodzi o towar kupowany u dostawcy, czy o Twój własny wyrób.

Jak to wygląda w praktyce w module Zamówienia

Moduł Zamówienia w Biuromat składa się z kilku powiązanych ze sobą widoków, które prowadzą użytkownika przez cały proces:

• Zamówienia — lista wszystkich zamówień z podziałem na statusy (np. Nowe, Przyjęte, W realizacji), informacją o płatności (Opłacone / Nieopłacone) oraz szybkim podglądem wartości netto i brutto.
• Kalendarz zamówień — perspektywa czasowa, dzięki której łatwiej zaplanować realizację zamówień w kolejnych dniach czy tygodniach.
• Pozycje do zamówienia — zbiorczy widok wszystkich produktów, które trzeba domówić u dostawcy, z terminem przewidywanej dostawy i powiązaniem do konkretnego zamówienia.
• Pozycje do produkcji — analogiczny widok, ale dla pozycji, które trzeba wytworzyć samodzielnie, ze statusem „Do produkcji” i przypisaniem do zlecenia.
• Konfiguracja — miejsce, w którym ustawiasz reguły działania systemu: domyślny status zamówienia, domyślny magazyn, domyślny status płatności czy sposób numeracji.

Kiedy produktu brakuje na stanie, a system jest odpowiednio skonfigurowany, pozycja automatycznie trafia na listę „Pozycje do zamówienia” lub „Pozycje do produkcji” — w zależności od tego, czy jest to towar handlowy, czy produkt wytwarzany we własnym zakresie.

Od braków magazynowych do faktury — jeden ciągły proces

Kiedy zamówień przybywa szybciej niż towaru na magazynie, Biuromat nie zostawia Cię z arkuszem kalkulacyjnym i domysłami. System sam oznacza pozycje, których brakuje na stanie, statusem „Do produkcji” — widzisz od razu, ile sztuk i z jakiego zamówienia trzeba dowytworzyć, zanim wyślesz towar do klienta.

Z tego miejsca wystarczy kilka kliknięć, żeby zamienić brak w konkretne zlecenie:

1. Nowe zlecenie produkcyjne — ustawiasz planowaną datę rozpoczęcia i zakończenia, wybierasz magazyn produkcji i magazyn materiałów wraz z odpowiednimi cennikami. Kreator prowadzi Cię przez cztery etapy: Planowanie → Przygotowanie materiałów → Produkcja → Podsumowanie.
2. Zaciągnij z zamówień — zamiast ręcznie przepisywać pozycje, klikasz „Dodaj z zamówień” i widzisz listę wszystkich produktów oczekujących na produkcję ze wszystkich zamówień naraz, z ilością, statusem i numerem zamówienia (np. ZAM/18/2026). Zaznaczasz checkboxy przy potrzebnych pozycjach — pojedynczo lub zbiorczo — i jednym kliknięciem „Zaciągnij zaznaczone” przenosisz je do zlecenia produkcyjnego.
3. Produkcja i uzupełnienie magazynu i rezerwacja — po wykonaniu zlecenia produkt trafia na magazyn i jest automatycznie rezerwowany przez zamówienie
4. Faktura bez przestoju – gdy wszystko jest gotowe, wystawiasz fakturę 2 kliknięciami, rezerwacja zamienia się w dokument WZ a z magazynu schodzą konkretne wyprodukowane przez ciebie partie powiązane z zamowieniem.

Efekt: cała droga od „czego mi brakuje” do „mam to na fakturze” dzieje się w jednym oknie, bez arkuszy pomocniczych, e-maili do magazynu czy podwójnego wpisywania tych samych pozycji.

Elastyczny podział zamówień — dopasowany do Twojej organizacji pracy

Nie każda firma chce, żeby braki magazynowe blokowały całe zamówienie. Dlatego w konfiguracji modułu Zamówienia dostępne są różne warianty zachowania systemu w takiej sytuacji:

• Rozdziel pozycje — brakujące pozycje w ramach jednego zamówienia otrzymują odpowiedni status („do zamówienia” / „do produkcji”), a reszta jest realizowana normalnie.
• Rozdziel na osobne zamówienia — system automatycznie tworzy osobne zamówienie dla pozycji dostępnych od ręki i osobne dla tych wymagających uzupełnienia stanu.
• Wymagaj w magazynie, aby złożyć zamówienie — dla firm, które wolą nie przyjmować zamówienia bez pokrycia w magazynie.

Zamówienia można też realizować częściowo, a dodatkowe pola dat (data złożenia, termin realizacji, zaplanowany termin realizacji) pozwalają grupować zlecenia w czasie. Zamiast reagować na bieżąco na każde pojedyncze zgłoszenie, łatwiej z wyprzedzeniem zaplanować produkcję na kolejne dni czy tygodnie — co szczególnie doceniają firmy produkcyjne i warsztaty pracujące pod konkretne zamówienia.

Dla kogo to rozwiązanie

Automatyczne statusy „do zamówienia” i „do produkcji” sprawdzą się przede wszystkim tam, gdzie sprzedaż łączy się z produkcją lub uzupełnianiem stanów u dostawców:

• małe warsztaty i firmy produkcyjne, które wytwarzają towar pod zamówienie,
• sklepy i hurtownie, które muszą domawiać brakujący towar u dostawców,
• firmy usługowo-produkcyjne łączące sprzedaż, magazyn i harmonogram produkcji w jednym procesie.

Warto pamiętać, że Magazyn i Produkcja to funkcje dostępne w planach Premium i Enterprise Biuromat — plan Free obejmuje podstawową obsługę fakturowania i integrację z KSeF, natomiast pełna automatyzacja zamówień, magazynu i produkcji wymaga wyższego pakietu.

Podsumowanie

Brak towaru na magazynie nie musi oznaczać ręcznej pracy, zagubionych notatek i opóźnień w realizacji. W Biuromat cały proces — od automatycznego oznaczenia pozycji jako „do zamówienia” lub „do produkcji”, przez rezerwację towaru po wyprodukowaniu, aż po wystawienie faktury zgodnej z KSeF — dzieje się w jednym, spójnym systemie online.

Jeśli Twoja firma na co dzień mierzy się z brakami magazynowymi i chce mieć zamówienia, produkcję i fakturowanie pod kontrolą w jednym miejscu, sprawdź, jak moduł Zamówień współpracuje z modułem Produkcji w Biuromat — rejestracja w planie Free zajmuje około minuty i nie wymaga podawania karty kredytowej.

---

Chcesz zobaczyć to na żywo? Zarejestruj się na app.biuromat.pl/sign-up lub sprawdź pełną listę funkcjonalności na biuromat.pl/funkcjonalnosci.