Automatyczne fakturowanie – faktury cykliczne

W skrócie: automatyczne fakturowanie przydaje się wtedy, gdy co miesiąc wystawiasz tym samym kontrahentom faktury za te same usługi. W aplikacji Biuromat ustawiasz fakturę cykliczną raz, a kolejne faktury system wystawia sam, co tydzień albo co miesiąc, na podstawie wybranej faktury bazowej. Gdy nowa faktura prawie niczym nie różni się od poprzedniej i wystarczy poprawić jeden szczegół, szybsza będzie opcja „Wystaw podobną”.

Kiedy fakturowanie zaczyna się powtarzać

Na początku działalności prawie każda faktura jest inna. Po kilku miesiącach pojawiają się stali kontrahenci, na przykład firma, której co miesiąc sprzątasz biuro, albo klient płacący abonament za opiekę nad stroną. Ich faktury różnią się tylko numerem i datą, a mimo to za każdym razem przechodzisz przez cały formularz.

Pojedyncza faktura to kilka minut pracy. Przy kilkunastu stałych kontrahentach robi się z tego stały punkt w kalendarzu, a przy okazji łatwo o pomyłkę, na przykład starą cenę wpisaną z pamięci.

Biuromat działa w chmurze i daje dwa sposoby, żeby tę rutynę skrócić. Pierwszy to faktury automatyczne online, które wystawiają się same w ustalonym dniu. Drugi to kopia poprzedniej faktury, którą tylko sprawdzasz i wystawiasz.

Czym jest faktura cykliczna

Faktura cykliczna to zwykła faktura VAT, którą system wystawia automatycznie w ustalonym rytmie. Wskazujesz fakturę bazową, wybierasz częstotliwość i dzień wystawienia. Kolejne faktury powstają same, z nowym numerem i aktualną datą.

Najlepiej sprawdza się przy stałych kwotach, czyli przy abonamentach, najmie czy usługach rozliczanych ryczałtem.

Automatyczne fakturowanie czy „Wystaw podobną”?

Obie funkcje zaczynają od faktury, którą już wystawiłeś. Różnica polega na tym, kto klika „wystaw”. Fakturę cykliczną ustawiasz raz i system sam tworzy kolejne dokumenty w wybranym dniu. Przy opcji „Wystaw podobną” dostajesz wypełniony formularz, sprawdzasz go i wystawiasz fakturę samodzielnie.

Przykład z praktyki: za sprzątanie biura kontrahent płaci co miesiąc tę samą kwotę, więc tu wystarczy faktura cykliczna. Prace ogrodowe rozliczasz według godzin, a tych co miesiąc jest inna liczba. W takim przypadku wygodniej skopiować poprzednią fakturę i zmienić samą ilość.

Jak ustawić fakturę cykliczną w aplikacji Biuromat

Potrzebujesz jednej wcześniej wystawionej faktury, która posłuży za wzór. Jeśli jeszcze jej nie masz, najpierw wystaw ją w zwykły sposób. Cała konfiguracja to pięć kroków.

Krok 1. Otwórz zakładkę Faktury Cykliczne

Znajdziesz ją w menu bocznym, pod dokumentami kosztowymi.

Zakładka Faktury Cykliczne w menu bocznym aplikacji

Krok 2. Dodaj nową fakturę cykliczną

Kliknij „Dodaj nową fakturę cykliczną”. Na tej liście będziesz później widzieć wszystkie ustawione faktury razem z kontrahentem, fakturą bazową, terminem następnego uruchomienia i fakturami, które już powstały.

Lista faktur cyklicznych, na razie pusta

Krok 3. Wybierz częstotliwość

W oknie „Nowa faktura cykliczna” masz do wyboru wariant tygodniowy albo miesięczny. Stałe usługi rozlicza się zwykle co miesiąc, ale przy krótszych cyklach współpracy przyda się też opcja tygodniowa.

Okno tworzenia nowej faktury cyklicznej

Krok 4. Uzupełnij nazwę, fakturę bazową i dzień wystawienia

W formularzu wypełniasz kilka pól. Nazwa to Twoja własna etykieta, po której rozpoznasz fakturę na liście, np. „Sprzątanie biura, Kontrahent 1”. W polu Faktura bazowa wybierasz wcześniej wystawioną fakturę, z której system przejmie kontrahenta i pozycje. Dzień wystawienia w wariancie miesięcznym oznacza dzień miesiąca, w którym faktura ma powstać. Podpis na fakturze jest opcjonalny, a pod formularzem jest jeszcze rozwijana sekcja „Opcje dodatkowe”.

Uważaj przy końcówce miesiąca. Jeśli ustawisz fakturę na 31. dzień, w lutym (i w każdym krótszym miesiącu) nie zostanie wystawiona. Gdy zależy Ci na ostatnim dniu miesiąca, wybierz po prostu opcję „ostatni dzień miesiąca”.

Krok 5. Zapisz ustawienia

Kliknij „Dodaj”. Faktura pojawi się na liście, a od tej chwili automatyczne fakturowanie działa samo: system wystawia kolejne dokumenty w wybranym dniu.

Jak wystawić podobną fakturę

„Wystaw podobną” to najszybszy sposób na fakturę, która tylko trochę różni się od poprzedniej. Przycisk jest w dwóch miejscach.

Krok 1. Znajdź fakturę, którą chcesz powtórzyć

Na liście faktur sprzedażowych kliknij trzy kropki w kolumnie „Akcje” przy wybranej fakturze i wybierz „Wystaw podobną”.

Opcja „Wystaw podobną” w menu akcji na liście faktur

Jeśli masz otwarty podgląd faktury, ten sam przycisk znajdziesz na górnym pasku.

Przycisk „Wystaw podobną” w widoku faktury

Krok 2. Sprawdź i popraw dane

Otworzy się formularz nowej faktury VAT z danymi z oryginału, czyli z kontrahentem, serią numeracji i pozycjami. Faktura dostaje kolejny numer z serii, a daty wystawienia i sprzedaży ustawiają się na dzisiejszy dzień. Zmieniasz tylko to, co faktycznie jest inne, np. ilość, cenę albo opis usługi. Więcej o zasadach nadawania numerów przeczytasz w naszym przewodniku po numeracji faktur.

Nowa faktura z pozycjami przeniesionymi z poprzedniego dokumentu

Krok 3. Wystaw fakturę

Kliknij „Wystaw fakturę”. Jeśli chcesz, najpierw zajrzyj do „Podgląd PDF” i sprawdź, jak dokument będzie wyglądał.

Faktury automatyczne a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Na razie faktury wystawiane automatycznie w ramach faktury cyklicznej nie trafiają same do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Aplikacja pokazuje tę informację w oknie tworzenia faktury cyklicznej, więc nie przegapisz jej przy konfiguracji.

Wysyłka zajmuje chwilę. Wystarczy otworzyć wystawioną fakturę i kliknąć „Wyślij do KSeF” na górnym pasku albo wybrać tę opcję z menu akcji na liście faktur. Najprościej zrobić to w dniu, w którym faktura się wystawia.

Najczęstsze błędy

Problemy z powtarzalnymi fakturami zwykle wynikają z ustawień, a nie z samej funkcji.

• Pierwszy to wybór 29., 30. lub 31. dnia miesiąca. W miesiącach, które nie mają takiego dnia, faktura nie powstanie. Rozwiązaniem jest opcja „ostatni dzień miesiąca”.
• Drugi to nieaktualna faktura bazowa. Kiedy zmieniasz cenę albo zakres usługi, faktura cykliczna dalej korzysta ze starego wzoru. Po każdej zmianie warunków współpracy sprawdź, na jakiej fakturze opiera się ustawienie.
• Trzeci błąd to zapomniana wysyłka do KSeF, bo faktury cykliczne trzeba na razie wysyłać ręcznie.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest automatyczne fakturowanie? To wystawianie faktur przez system, bez wypełniania formularza za każdym razem od nowa. W aplikacji Biuromat służy do tego faktura cykliczna, czyli zwykła faktura VAT, która powstaje w ustalonym dniu na podstawie faktury bazowej.

Jak często może się wystawiać faktura cykliczna? W aplikacji Biuromat możesz wybrać wariant tygodniowy albo miesięczny.

Co się stanie, jeśli wybiorę 31. dzień miesiąca? W krótszych miesiącach faktura nie zostanie wystawiona. Jeśli ma powstawać zawsze na koniec miesiąca, wybierz opcję „ostatni dzień miesiąca”.

Czy faktury automatyczne online trafiają same do KSeF? Na razie nie. Po wystawieniu wysyłasz je ręcznie przyciskiem „Wyślij do KSeF”.

Czy po ustawieniu faktury cyklicznej muszę jeszcze coś robić? Kolejne faktury system wystawia sam. Po Twojej stronie zostaje wysyłka do KSeF i pilnowanie, żeby faktura bazowa miała aktualną cenę i zakres usługi.

Kiedy lepiej użyć opcji „Wystaw podobną”? Gdy faktura się powtarza, ale za każdym razem trzeba w niej coś zmienić, np. ilość, cenę albo pozycję. Przycisk znajdziesz w menu akcji przy fakturze na liście i na górnym pasku w widoku faktury.

Co dalej

Automatyczne fakturowanie to jeden ze sposobów na mniej ręcznej pracy. Pozostałe funkcje programu do faktur, w tym te, które ograniczają przepisywanie danych, znajdziesz na stronie Funkcjonalności. Pokrewny temat opisujemy też we wpisie Płatność bez przepisywania.

Podsumowanie

Faktury, które powtarzają się bez zmian, ustaw jako cykliczne i pamiętaj tylko o wysyłce do KSeF. Te, w których co miesiąc zmieniasz jakiś szczegół, wystawiaj przez „Wystaw podobną”. Stali kontrahenci przestaną wtedy oznaczać comiesięczne przepisywanie tych samych danych.

Opis funkcji według stanu aplikacji Biuromat na wrzesień 2026.

#fakturowanie #fakturycykliczne #automatyczneFakturowanie #KSeF