Wystawianie faktur na telefonie. Sprzedaż i koszty z KSeF zawsze pod ręką

W skrócie: Wystawianie faktur na telefonie w Biuromat działa tak samo jak na komputerze, a system automatycznie wysyła fakturę do KSeF. Na telefonie sprawdzisz też faktury kosztowe, które kontrahenci wystawili Ci w KSeF, bez logowania do Aplikacji Podatnika KSeF.

Klient prosi o fakturę zaraz po zakończonej usłudze. Ty stoisz jeszcze na jego parkingu, a laptop został w biurze. Odłożysz to na wieczór, wieczorem wypadnie coś pilniejszego i faktura przesunie się na jutro. Jeśli znasz ten scenariusz, ten poradnik jest dla Ciebie.

Wystawianie faktur na telefonie krok po kroku

Biuromat działa w chmurze, pod adresem app.biuromat.pl. Na telefonie logujesz się na to samo konto co na komputerze i masz dostęp do tych samych kontrahentów, produktów i serii numeracji. Formularz faktury dostosowaliśmy do mniejszego ekranu: pola układają się jedno pod drugim, a dane nabywcy, odbiorcy i płatnika są w osobnych zakładkach.

Wystawienie faktury na telefonie wygląda tak:

1. Wybierz kontrahenta z listy albo dodaj nowego a w razie potrzeby dane firmy Biuromat pobierze z GUS po numerze NIP.
2. Sprawdź serię numeracji, datę wystawienia i datę sprzedaży.
3. Dodaj pozycje faktury. Produkt lub usługę znajdziesz, wpisując co najmniej trzy znaki nazwy.
4. Zatwierdź fakturę. Biuromat wyśle ją do KSeF po zatwierdzeniu.

Najwygodniej działa to przy fakturach dla stałych kontrahentów, z kilkoma pozycjami. Rozbudowany dokument z kilkudziesięcioma pozycjami lepiej przygotować przy komputerze.

Czy do wystawiania faktur na telefonie potrzebna jest aplikacja?

Nie. Biuromat otwierasz w przeglądarce telefonu, tak jak zwykłą stronę internetową. Nie musisz niczego instalować ani aktualizować, a nowe funkcje pojawiają się u Ciebie od razu.

Żeby mieć Biuromat zawsze pod ręką, dodaj skrót do ekranu głównego. W przeglądarce otwórz app.biuromat.pl, wejdź w menu i wybierz opcję „Dodaj do ekranu głównego”. Od tej chwili uruchamiasz Biuromat jedną ikoną, jak każdą inną aplikację.

Wystawianie faktur na telefonie u klienta, w trasie, a nawet na urlopie

Wersja mobilna przydaje się wszędzie tam, gdzie nie ma biurka. Po wizycie u klienta wystawiasz fakturę od razu, zanim wsiądziesz do samochodu. W trasie robisz to na postoju, a nie w korku.

Urlopu do wystawiania faktur nie polecamy. Wiemy jednak, że czasem po prostu nie da się tego odłożyć, i wtedy kilka minut przy porannej kawie wystarczy, żeby sprawa była załatwiona.

Z faktur na telefonie najczęściej korzystają osoby, które pracują w terenie:

• fachowcy i usługodawcy, np. elektrycy, hydraulicy, serwisanci, ekipy remontowe,
• handlowcy i przedstawiciele, którzy odwiedzają klientów w ciągu dnia,
• transport i przewozy, gdzie zlecenie kończy się daleko od biura,
• freelancerzy, którzy pracują z różnych miejsc i nie chcą czekać z fakturą do powrotu.

Faktury kosztowe z KSeF na telefonie

Gdy kontrahent wystawi Ci fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), znajdziesz ją w Biuromat wśród dokumentów kosztowych. Na telefonie sprawdzisz, czy faktura od dostawcy już do Ciebie trafiła, zanim zapytasz go o nią mailem.

Nie musisz w tym celu logować się do Aplikacji Podatnika KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów. Wystarczy otworzyć Biuromat. Jeśli wśród kosztów pojawi się dokument, który nie dotyczy Twojej działalności, przeczytaj, co zrobić z dokumentami w KSeF, których nie chcesz księgować.

Te same dane na telefonie i komputerze

Faktura wystawiona na telefonie jest od razu widoczna na komputerze, także dla współpracowników, którzy mają dostęp do konta firmy. Nie przesyłasz plików i niczego nie synchronizujesz ręcznie. Więcej o tym, jak działa fakturowanie w chmurze, piszemy w osobnym artykule.

Najczęstsze pytania

Czy faktura wystawiona na telefonie trafia do KSeF?

Tak. Nie ma znaczenia, czy wystawiasz fakturę na telefonie, czy na komputerze. Po zatwierdzeniu Biuromat automatycznie wysyła ją do KSeF.

Czy wystawianie faktur na telefonie jest bezpłatne?

Tak, w planie FREE wystawisz do 10 faktur miesięcznie, z telefonu i z komputera. Integracja z KSeF i dokumenty kosztowe z KSeF są dostępne już w tym planie.

Na jakich telefonach działa Biuromat?

Na każdym smartfonie z aktualną przeglądarką internetową, zarówno z systemem Android, jak i iOS. Potrzebujesz tylko dostępu do internetu.

Czy moje dane są bezpieczne, gdy korzystam z telefonu?

Dane nie są zapisywane w telefonie, tylko w chmurze Biuromat, gdzie są szyfrowane i objęte kopiami zapasowymi. Jeśli zgubisz telefon, Twoje faktury nadal są bezpieczne na koncie.

Wystaw pierwszą fakturę z telefonu

Wystawianie faktur na telefonie zacznij od darmowego planu FREE, który obejmuje 10 faktur miesięcznie z pełną integracją z KSeF. Program do faktur online Biuromat założysz w minutę, a pozostałe plany porównasz w cenniku.