Potwierdzenie transakcji do faktury w KSeF. Jak bezpiecznie powiadomić klienta mailem
W skrócie: faktura ustrukturyzowana dla kontrahenta z NIP powinna trafiać do niego wyłącznie przez KSeF. Jeśli wyślesz ją dodatkowo mailem, urząd skarbowy może w niektórych przypadkach uznać to za dwie różne faktury. Bezpieczniejsze są dwie alternatywy: samo powiadomienie mailowe bez załącznika albo potwierdzenie transakcji do faktury w KSeF. Obie opcje są dostępne w Biuromat.
Wystawiasz fakturę, system przesyła ją do KSeF, a klient i tak prosi: „proszę jeszcze podesłać mailem”. Przez lata tak to działało, więc to naturalny odruch. Przy KSeF wysłanie zwykłego PDF z faktury może jednak narobić więcej szkody niż pożytku.
Czy można wysłać fakturę mailem, gdy trafia do KSeF?
Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów sprzedawca nie przekazuje nabywcy z NIP faktury inną drogą niż przez KSeF. Nabywca otrzymuje ją wyłącznie w systemie.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w interpretacji z 2026 roku, że dopóki faktura nie trafi do KSeF, nie można wydać jej wizualizacji poza systemem.
Jeśli faktura trafiła do KSeF, a następnie została dodatkowo wysłana mailem, urząd skarbowy może w niektórych przypadkach uznać to za dwie różne faktury. Do tego dochodzi ryzyko praktyczne: klient lub jego księgowa mogą zaksięgować ten sam dokument dwa razy.
Dwie bezpieczne alternatywy dla faktury w mailu
Zamiast wysyłać fakturę mailem, możesz wybrać jedną z dwóch opcji. Obie wyślesz bezpośrednio z Biuromat.
| Opcja | Co dostaje klient | Kiedy się sprawdzi |
|---|---|---|
| Powiadomienie bez załącznika | Krótką wiadomość, że faktura została wystawiona i jest dostępna w KSeF | Gdy klientowi wystarczy informacja, że faktura już jest |
| Potwierdzenie transakcji | Dokument z danymi stron, numerem faktury, datą, kwotą i kodami QR | Gdy klient potrzebuje danych do zapłaty albo chce od razu sprawdzić fakturę w KSeF |
Czym jest potwierdzenie transakcji do faktury w KSeF?
Potwierdzenie transakcji to dokument, który informuje kontrahenta, że w KSeF została lub zostanie wystawiona dla niego faktura o określonej treści. Rozwiązanie zaproponowało Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0.
Potwierdzenie wygląda podobnie do faktury, ale fakturą nie jest. Nie wywołuje skutków podatkowych, nie jest podstawą do odliczenia VAT i nie trafia do księgowania. Dzięki temu nie koliduje z dokumentem w KSeF.
Można je wydać niezależnie od tego, czy faktura jest wystawiana w trybie online, czy offline.
Co zawiera potwierdzenie transakcji?
Dokument powinien nosić nazwę „potwierdzenie transakcji” i zawierać:
- dane stron transakcji,
- numer faktury nadany przez sprzedawcę,
- datę wystawienia,
- kwotę należności ogółem,
- dwa kody QR: jeden do weryfikacji faktury w KSeF, drugi do weryfikacji wystawcy.
Klient ma więc wszystko, czego potrzebuje do zapłaty, a samą fakturę pobiera z KSeF. Jak to zrobić krok po kroku, opisaliśmy w poradniku jak pobrać faktury z KSeF.
Potwierdzenie transakcji a wizualizacja faktury KSeF
Potwierdzenie transakcji często bywa mylone z wizualizacją faktury KSeF. Oba dokumenty mają kody QR, ale służą do czego innego. Najważniejsze różnice:
| Dokument | Czym jest | Kiedy | Skutki podatkowe |
|---|---|---|---|
| Faktura w KSeF | Właściwa faktura ustrukturyzowana | Po przesłaniu do KSeF | Tak |
| Wizualizacja faktury | Prezentacja treści faktury z KSeF | Po nadaniu numeru KSeF | Nie |
| Potwierdzenie transakcji | Informacja dla kontrahenta o fakturze, wyraźnie oznaczona jako potwierdzenie | Także przed nadaniem numeru KSeF | Nie |
Jak wysłać potwierdzenie transakcji lub powiadomienie w Biuromat?
Obie opcje znajdziesz w panelu wysyłki faktury. Faktura trafia do KSeF tak jak dotąd, a Ty wybierasz, czy kontrahent dostanie mailem samo powiadomienie, czy potwierdzenie transakcji.
Żeby na potwierdzeniu pojawiły się kody QR, w Biuromat trzeba wgrać certyfikat offline z KSeF. Wystarczy zrobić to raz, a kody będą dołączane do każdego kolejnego potwierdzenia. Wysyłka działa także wtedy, gdy wystawiasz faktury na telefonie.
Najczęstsze pytania
Czy potwierdzenie transakcji zastępuje fakturę?
Nie. Fakturą jest wyłącznie dokument w KSeF. Potwierdzenie to informacja dla kontrahenta i nie ma skutków podatkowych.
Czym różni się powiadomienie od potwierdzenia transakcji?
Powiadomienie to sama informacja, że faktura została wystawiona w KSeF, bez żadnego dokumentu w załączniku. Potwierdzenie transakcji zawiera dane faktury i kody QR, więc klient od razu wie, ile i komu zapłacić.
Co jest potrzebne, żeby potwierdzenie miało kody QR?
Certyfikat offline z KSeF wgrany w Biuromat. Ministerstwo Finansów sugeruje, aby potwierdzenie zawierało dwa kody QR, które pozwalają zweryfikować fakturę i wystawcę.
Czy klient może zaksięgować potwierdzenie transakcji?
Nie powinien. Podstawą księgowania jest faktura pobrana z KSeF. Właśnie dlatego potwierdzenie nie grozi podwójnym zaksięgowaniem.
Jak klient sprawdzi, czy faktura jest w KSeF?
Wystarczy, że zeskanuje kod QR z potwierdzenia telefonem albo kliknie w link. Zobaczy wtedy dane faktury zapisane w KSeF.
Co zrobić, gdy w KSeF pojawi się faktura, która mnie nie dotyczy?
Takiej faktury nie da się usunąć z KSeF. Co w tej sytuacji zrobić, piszemy w artykule co zrobić z dokumentami w KSeF, których nie chcesz księgować.
Wystawiaj faktury w KSeF i powiadamiaj klientów bezpiecznie
Integracja z KSeF jest dostępna już w darmowym planie FREE. Załóż konto w Biuromat i sprawdź, jak działa wysyłka potwierdzenia transakcji, a pozostałe plany porównasz w cenniku.
