Przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF. PZ jednym kliknięciem
W skrócie: przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF w Biuromat zajmuje jedno kliknięcie. Przy fakturze kosztowej klikasz „Generuj PZ”, a kontrahent, ilości i kwoty uzupełniają się same. Produkty z faktury parują się z towarami na Twoim magazynie po kodzie EAN, aliasie dostawcy, nazwie lub kodzie CN. Mniej przepisywania oznacza szybszą pracę i niższe koszty.
Faktura zakupowa pobrana z Krajowego Systemu e-Faktur ma już wszystko, czego potrzebuje magazyn: sprzedawcę, nazwy towarów, ilości, ceny, a często także kod EAN i kod CN. Mimo to w wielu firmach ktoś nadal przepisuje te dane na dokument PZ, pozycja po pozycji. W tym poradniku pokazujemy, jak działa przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF w Biuromat, czyli PZ z faktury zakupu generowane jednym kliknięciem, i ile pracy możesz w ten sposób oszczędzić.
Ile kosztuje ręczne przyjmowanie towaru?
Samo wpisanie PZ to tylko część pracy. Prawdziwe koszty kryją się w szczegółach:
- Przepisywanie pozycji. Faktura z hurtowni z kilkudziesięcioma pozycjami to kilkanaście minut przepisywania ilości i cen.
- Inne nazwy u dostawcy. Hurtownia pisze „Woda min. 1,5L gaz. op.6”, a Ty masz w magazynie „Woda gazowana 1,5 l”. Za każdym razem trzeba zgadywać, co jest czym.
- Rozjechane stany. Pomyłka w ilości albo faktura przyjęta dwa razy i stany w systemie przestają zgadzać się z półką.
Każda z tych rzeczy to czas pracownika, a czas to pieniądze. Dlatego automatyczne przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF realnie obniża koszty prowadzenia magazynu.
Przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF krok po kroku
Od faktury kosztowej do towaru na stanie dzieli Cię kilka kliknięć.
- Pobierz faktury z KSeF. W zakładce Dokumenty kosztowe kliknij „Pobierz faktury z KSeF”. Jeśli robisz to pierwszy raz, zobacz poradnik jak pobrać faktury z KSeF.
- Odrzuć faktury, które Cię nie dotyczą. Dzięki temu na liście zostają tylko prawdziwe dostawy.
- Kliknij „Generuj PZ”. Przycisk znajdziesz bezpośrednio na liście dokumentów kosztowych, przy wybranej fakturze.
- Sprawdź formularz. Kontrahent, ilości i kwoty są już uzupełnione, a pozycje z faktury sparowane z produktami na magazynie.
- Przypisz to, czego system nie rozpoznał. Wyszukaj produkt i wskaż go raz. Przy kolejnych fakturach od tego dostawcy sparuje się automatycznie.
- Zatwierdź PZ. Towar trafia na stan, a dokument jest powiązany z fakturą kosztową.
Jak Biuromat paruje produkty z faktury z magazynem?
Dla każdej pozycji faktury Biuromat sprawdza kolejno cztery kryteria. Pierwsze trafienie wygrywa.
| Kolejność | Po czym system paruje | Kiedy działa |
|---|---|---|
| 1 | Kod EAN / GTIN | Faktura zawiera GTIN zgodny z kodem EAN produktu. |
| 2 | Alias u dostawcy | Nazwa z faktury została wcześniej przypisana do produktu dla tego konkretnego kontrahenta. |
| 3 | Nazwa produktu | Nazwa z faktury zgadza się z nazwą produktu, jego nazwą fakturową lub dowolnym aliasem, bez względu na polskie znaki i wielkość liter. |
| 4 | Kod CN | Kod CN na fakturze jest taki sam jak w kartotece produktu. |
Aliasy: system uczy się Twoich dostawców
Jeśli produkt się nie sparuje, wyszukujesz go ręcznie i przypisujesz. Biuromat zapisuje wtedy nazwę z faktury jako alias dla tego dostawcy. Przy następnej fakturze ta sama pozycja dopasuje się sama.
Alias działa tylko u dostawcy, dla którego go utworzyłeś. Dwie hurtownie, które podobnie nazywają różne towary, nie pomylą Ci stanów.
Podgląd faktury i ochrona przed podwójnym PZ
Podczas tworzenia PZ podgląd faktury z KSeF masz w tym samym oknie co formularz. Nie przełączasz się między zakładkami, żeby sprawdzić ilość czy cenę.
Biuromat pilnuje też, żeby z jednej faktury kosztowej nie powstały dwa dokumenty PZ. Jeśli przyjęcie do tej faktury już istnieje, system Cię ostrzeże, zanim utworzysz kolejne i zawyżysz stany.
Niechciane faktury odrzuć, zanim trafią na magazyn
Na Twój NIP mogą trafić faktury błędne, prywatne, a nawet fikcyjne, a w samym KSeF nie da się ich odrzucić. W Biuromat odrzucasz je na liście dokumentów kosztowych, więc nie pomylisz ich z prawdziwą dostawą. Jak postępować z takimi dokumentami, opisujemy w poradniku o niechcianych fakturach w KSeF.
Przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF: ręcznie czy w Biuromat?
| Ręczne przyjęcie | Biuromat | |
|---|---|---|
| Kontrahent, ilości, kwoty | Przepisywane z faktury | Uzupełniane automatycznie |
| Dopasowanie towarów | Wyszukiwanie w kartotece | EAN, alias dostawcy, nazwa, kod CN |
| Inne nazwy u dostawcy | Za każdym razem od nowa | Alias zapamiętany po pierwszym przypisaniu |
| Sprawdzanie z fakturą | Osobne okno lub wydruk | Podgląd w tym samym oknie |
| Podwójne przyjęcie | Łatwo przeoczyć | Ostrzeżenie systemu |
Program do PZ, faktur i magazynu w jednym miejscu
Wiele firm szuka osobno programu do PZ, osobno programu do faktur i jeszcze osobno programu magazynowego. W Biuromat masz to razem: faktury sprzedażowe, dokumenty kosztowe z KSeF i magazyn w jednym miejscu. Dokument przyjęcie zewnętrzne (PZ) wystawiasz online, w przeglądarce, bez instalacji i bez serwera.
To program magazynowy online, który sprawdzi się szczególnie jako program magazynowy dla małej firmy. Jeśli prowadzisz JDG albo małą firmę handlową, nie potrzebujesz rozbudowanego programu księgowo-magazynowego, żeby mieć porządek w stanach. Wystarczy program do faktur i magazynu, w którym przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF dzieje się bez przepisywania.
Dla kogo jest przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF?
| Kto | Co zyskuje |
|---|---|
| Jednoosobowa działalność z towarem | Przyjmuje dostawy bez przepisywania faktur i bez osobnego programu magazynowego. |
| Sklepy i hurtownie | Szybkie przyjęcie dużych dostaw od stałych dostawców, z aliasami, które same parują towary. |
| Firmy produkcyjne | Aktualne stany surowców, na których opiera się planowanie. Zobacz, jak działa system do zamówień i produkcji online. |
Najczęstsze pytania (FAQ)
Jak wygląda przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF?
Pobierz faktury kosztowe z KSeF, a na liście dokumentów kosztowych kliknij „Generuj PZ” przy wybranej fakturze. Formularz wypełni się sam, a Ty sprawdzasz pozycje i zatwierdzasz.
Czym jest dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne)?
PZ to dokument magazynowy, który potwierdza przyjęcie towaru od zewnętrznego dostawcy i zwiększa stan magazynu. Faktura zakupu jest dokumentem handlowym, a dopiero PZ wprowadza towar na stan. W Biuromat dokument PZ online tworzysz bezpośrednio z faktury kosztowej.
Po czym Biuromat rozpoznaje produkt z faktury?
Kolejno po kodzie EAN, aliasie przypisanym do dostawcy, nazwie produktu (bez względu na polskie znaki i wielkość liter) oraz kodzie CN.
Co jeśli produkt z faktury się nie sparuje?
Wyszukujesz go ręcznie i przypisujesz. Biuromat zapamiętuje to jako alias dla tego dostawcy, więc następnym razem dopasuje produkt sam.
Czy mogę przez pomyłkę utworzyć dwa PZ z jednej faktury?
Nie bez ostrzeżenia. Jeśli do faktury kosztowej istnieje już PZ, system poinformuje Cię o tym, zanim utworzysz kolejne.
Czy Biuromat to program magazynowy online?
Tak. Biuromat działa w przeglądarce i łączy fakturowanie, dokumenty kosztowe z KSeF oraz magazyn. Wystawianie PZ online nie wymaga instalacji ani osobnego programu do przyjęć magazynowych.
Czy widzę fakturę podczas tworzenia PZ?
Tak. Podgląd faktury z KSeF jest w tym samym oknie co formularz PZ. Jeśli masz sam plik XML, odczytasz go też w naszej darmowej wizualizacji faktury KSeF XML.
Przyjmuj towar z faktur KSeF szybciej i taniej
Przyjęcie towaru na magazyn z faktury KSeF nie musi oznaczać przepisywania pozycji i pilnowania stanów na kartce. Załóż konto w Biuromat, połącz je z KSeF i generuj PZ jednym kliknięciem. Program do faktur online Biuromat łączy faktury, koszty z KSeF i magazyn w jednym miejscu.
