Identyfikator wewnętrzny w KSeF
W skrócie: identyfikator wewnętrzny w KSeF (IDWew) to numer w formacie NIP z pięcioma dodatkowymi cyframi, np. 1234567890-00001. Wpisujesz go w sekcji Podmiot 3, gdy nabywca chce, żeby faktura trafiła do konkretnego oddziału lub jednostki w jego firmie. Identyfikator nadaje nabywca w KSeF, a Ty dostajesz go od niego i przepisujesz na fakturę.
Jak wystawić fakturę dla oddziału lub płatnika?
Kontrahent wymaga podania IDWew (identyfikatora wewnętrznego) w Podmiocie 3 na fakturze do KSeF, a nie wiesz, o co chodzi? Wyjaśniamy!
W KSeF Podmiot 3 to podmiot dodatkowy, np. odbiorca lub płatnik. Posiada on specjalne pole Identyfikator wewnętrzny, dzięki któremu faktura trafi dokładnie tam, gdzie powinna: do konkretnego oddziału firmy lub konkretnej osoby.
Czym jest identyfikator wewnętrzny w KSeF (IDWew)?
Identyfikator wewnętrzny to numer wytworzony w KSeF, który:
- składa się z NIP nabywcy, myślnika i dokładnie 5 cyfr, np. 1234567890-00001,
- jest generowany w KSeF przez nabywcę, np. w Aplikacji Podatnika KSeF, a nie wymyślany przez sprzedawcę,
- dotyczy wyłącznie sekcji Podmiot 3, czyli dodatkowego podmiotu na fakturze, a nie samego nabywcy.
Dzięki identyfikatorowi duża firma, która ma jeden NIP i wiele oddziałów, od razu wie, który oddział ma się zająć fakturą. Oddział widzi w KSeF faktury wystawione z jego identyfikatorem, nie przeglądając dokumentów całej firmy.
Kiedy kontrahent poprosi Cię o identyfikator wewnętrzny?
- Firma z oddziałami lub zakładami, które mają wspólny NIP, a osobno zajmują się zakupami.
- Instytucje z wieloma jednostkami. Przykładem jest Narodowy Fundusz Zdrowia: Centrala i oddziały wojewódzkie mają jeden NIP, dlatego NFZ publikuje listę identyfikatorów wewnętrznych i wymaga podawania ich w Podmiocie 3 z rolą „Odbiorca”.
- Sieci i grupy, w których faktury trafiają do różnych działów księgowości.
Uwaga: jednostki samorządu terytorialnego (np. szkoła podległa gminie) i grupy VAT mają w KSeF osobne role w Podmiocie 3. Opisany niżej sposób dotyczy roli „Odbiorca”, czyli oddziału lub jednostki wewnętrznej nabywcy.
Jak to zrobić w Biuromacie?
Krok 1
Utworzenie „głównego” kontrahenta, czyli nabywcy na fakturze. W formularzu Nowy kontrahent zaznacz Odbiorca/Klient, wybierz zakładkę Firma i uzupełnij dane rozliczeniowe: nazwę, NIP, adres. Dane firmy pobierzesz automatycznie z GUS po wpisaniu NIP.
Krok 2
Następnie tworzymy kolejnego kontrahenta dla podmiotu trzeciego, czyli Odbiorcy na fakturze. Mamy tutaj 2 opcje: albo wybrać opcję „Firma” i podać ten sam NIP co nabywca, albo wybrać opcję Osoba fizyczna i nie podawać NIP-u.
Dodatkowo konieczne będzie uzupełnienie identyfikatora wewnętrznego w sekcji Pozostałe formularza kontrahenta. Wpisz go dokładnie w takiej postaci, w jakiej przekazał go nabywca: NIP, myślnik i 5 cyfr.
Wystawienie faktury
Następnie przechodzimy do wystawienia faktury. W polu Nabywca wybieramy naszego „głównego kontrahenta”, a w polu Odbiorca oddział z identyfikatorem wewnętrznym. Dalej wystawiamy fakturę tak jak zawsze.
Weryfikacja przed wysyłką do KSeF
Po wystawieniu faktury możemy ją podglądnąć przed wysłaniem do KSeF, czy wszystko się zgadza (przycisk Podgląd faktury FA). Prosimy o sprawdzenie faktury na podglądzie przed wysyłką, bo po wysłaniu faktury do KSeF edycja oraz usunięcie faktury nie będą możliwe.
Po kliknięciu widzimy, że na fakturze został dodany Podmiot inny z identyfikatorem wewnętrznym, wraz z rolą: „Odbiorca: w przypadku gdy na fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy”. Jeżeli wszystko się zgadza, wysyłamy fakturę do KSeF.
Masz plik XML faktury i chcesz sprawdzić, czy Podmiot 3 jest na niej poprawnie? Otwórz go w naszej darmowej wizualizacji faktury KSeF XML.
Najczęstsze błędy z identyfikatorem wewnętrznym
- Identyfikator wpisany w pole NIP. IDWew ma osobne pole. Wpisany razem z NIP spowoduje błąd przy wysyłce do KSeF.
- Zła liczba cyfr po myślniku. Struktura KSeF przyjmuje dokładnie 5 cyfr. Jeśli dostałeś numer z inną liczbą cyfr, poproś nabywcę o sprawdzenie, czy to identyfikator z KSeF.
- Oddział wpisany jako nabywca. Nabywcą zostaje firma główna (Podmiot 2). Oddział z identyfikatorem trafia do pola Odbiorca (Podmiot 3).
- Wymyślony identyfikator. Numeru nie tworzy sprzedawca. Zawsze używaj identyfikatora przekazanego przez nabywcę.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wygląda identyfikator wewnętrzny w KSeF? To NIP nabywcy, myślnik i 5 cyfr, np. 1234567890-00001.
Skąd wziąć identyfikator wewnętrzny? Od nabywcy. To on generuje identyfikatory dla swoich oddziałów w KSeF i przekazuje je dostawcom.
Czy identyfikator wewnętrzny jest obowiązkowy na każdej fakturze? Nie. Podajesz go tylko wtedy, gdy nabywca o to prosi, bo chce, żeby faktura trafiła do konkretnego oddziału lub jednostki.
Czy mogę poprawić identyfikator po wysłaniu faktury do KSeF? Nie można edytować faktury wysłanej do KSeF. Jeśli identyfikator był błędny, skonsultuj z księgowym wystawienie faktury korygującej. Dlatego zawsze sprawdzaj podgląd faktury przed wysyłką.
Czy identyfikator wewnętrzny dotyczy też faktur dla gmin i szkół? Jednostki samorządu terytorialnego mają w KSeF osobną rolę w Podmiocie 3. Jeśli wystawiasz fakturę dla jednostki podległej gminie, zapytaj gminę, jakie dane podać na fakturze.
Przeczytaj też
- Od kiedy KSeF? Terminy dla poszczególnych firm
- Jak pobrać faktury z KSeF
- Faktura WDT w KSeF: stawka 0 WDT, warunki i przykład
- Odroczenie kar KSeF do końca 2027 roku
- FAQ Biuromat: pytania o KSeF i fakturowanie
Wystaw fakturę z Podmiotem 3 w Biuromat
W programie do faktur online Biuromat identyfikator wewnętrzny zapisujesz raz w danych kontrahenta, a potem tylko wybierasz odbiorcę na fakturze. Integracja z KSeF jest dostępna już w darmowym planie z 10 fakturami miesięcznie.
