Od kiedy KSeF? Terminy dla firm w 2026 i 2027 roku

W skrócie: od kiedy KSeF jest obowiązkowy, zależy od wielkości firmy. Najwięksi podatnicy wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 roku, większość firm, w tym JDG, od 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejsze firmy od 1 stycznia 2027 roku. Faktury kosztowe z KSeF odbierają wszyscy od 1 lutego 2026 roku, a kary za błędy w systemie, według projektu ustawy z września 2026 roku, ruszą dopiero w 2028 roku.

Terminy KSeF zmieniały się kilka razy, więc łatwo się pogubić, który dotyczy Twojej firmy. Poniżej zebraliśmy wszystkie daty w jednym miejscu, z prostym testem, który pokaże, od kiedy KSeF obowiązuje właśnie Ciebie.

KSeF od kiedy obowiązkowy? Harmonogram w jednej tabeli

Data	Kogo dotyczy	Co się zmienia
1 lutego 2026	Wszyscy przedsiębiorcy	Odbieranie faktur zakupowych w KSeF
1 lutego 2026	Firmy, których sprzedaż z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł	Wystawianie faktur w KSeF
1 kwietnia 2026	Pozostali przedsiębiorcy, w tym JDG, czynni i zwolnieni z VAT	Wystawianie faktur w KSeF
1 stycznia 2027	Najmniejsze firmy, z fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie	Wystawianie faktur w KSeF, koniec okresów przejściowych
1 stycznia 2027	Czynni podatnicy VAT płacący przelewem	Numer KSeF w danych płatności
1 stycznia 2028*	Wszyscy	Kary za błędy w KSeF

1 lutego 2026: odbiór faktur dla wszystkich i start dla największych

Od tego dnia każdy przedsiębiorca musi odbierać faktury zakupowe w KSeF, niezależnie od tego, czy sam już wystawia faktury w systemie. Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF, nawet jeśli jej nie pobierzesz. Dlatego warto regularnie sprawdzać, co wpłynęło na Twój NIP. Pokazujemy to w poradniku jak pobrać faktury z KSeF.

Tego samego dnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy, czyli te, których wartość sprzedaży razem z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.

1 kwietnia 2026: KSeF dla większości firm, także JDG

Od 1 kwietnia 2026 roku faktury w KSeF wystawiają pozostali przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm zwolnionych z VAT. Wyjątkiem są najmniejsze firmy, które mają czas do końca 2026 roku.

1 stycznia 2027: najmniejsze firmy i koniec okresów przejściowych

Do końca 2026 roku poza KSeF mogą wystawiać faktury firmy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 roku także one przechodzą do systemu. Jeśli w trakcie 2026 roku przekroczysz ten próg, tracisz zwolnienie wcześniej. Szczegóły warto sprawdzić z księgową.

Z końcem 2026 roku znikają też dwa inne okresy przejściowe:

• faktury z kas rejestrujących przestaną być wyjątkiem i trzeba je będzie wystawiać w KSeF,
• paragon z NIP do 450 zł przestanie pełnić rolę faktury uproszczonej.

Od 1 stycznia 2027 roku czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF, musi podać w płatności jej numer KSeF. Jak zrobić to bez przepisywania, pokazujemy w artykule o płatności kodem QR.

Od kiedy kary za KSeF?

Według obecnych przepisów kary za błędy w stosowaniu KSeF, np. za wystawienie faktury poza systemem, mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. We wrześniu 2026 roku Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy, który przesuwa ten termin na 1 stycznia 2028 roku. Projekt musi jeszcze przejść cały proces legislacyjny.

Odroczenie dotyczy wyłącznie kar, a nie samego obowiązku. Co dokładnie zmienia projekt i jakie kary obejmie, opisujemy w artykule o odroczeniu kar KSeF.

Czy KSeF dotyczy faktur dla osób prywatnych?

Obowiązek KSeF dotyczy faktur między firmami (B2B) i faktur dla instytucji publicznych. Fakturę dla konsumenta możesz wystawić w KSeF, ale nie musisz. Osoba prywatna i tak dostaje ją w zwykłej formie, np. jako PDF.

Od kiedy KSeF dotyczy Twojej firmy? Sprawdź w 3 krokach

1. Czy Twoja sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł? Jeśli tak, KSeF obowiązuje Cię od 1 lutego 2026 roku.
2. Czy wystawiasz faktury na więcej niż 10 000 zł brutto miesięcznie? Jeśli tak, KSeF obowiązuje Cię od 1 kwietnia 2026 roku.
3. Jeśli Twoje faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, KSeF obowiązuje Cię od 1 stycznia 2027 roku.

Niezależnie od odpowiedzi faktury kosztowe z KSeF odbierasz już od 1 lutego 2026 roku.

Co przygotować przed startem w KSeF

1. Dostęp do KSeF. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i wygeneruj certyfikat dla programu do faktur.
2. Program do faktur z integracją KSeF. Połącz go z systemem i przetestuj wysyłkę na środowisku testowym.
3. Odbiór kosztów. Ustal, kto i jak często pobiera faktury zakupowe i przekazuje je księgowej.
4. Nietypowe faktury. Sprawdź, czy wystawiasz faktury dla oddziałów (identyfikator wewnętrzny) albo dla firm z UE (faktura WDT).
5. Plan na awarię. Ustal, kto wystawia faktury w trybie offline i kiedy trzeba je dosłać do systemu.

Najczęściej zadawane pytania

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla JDG? Od 1 kwietnia 2026 roku. Jeśli Twoje faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, masz czas do 1 stycznia 2027 roku.

Czy firma zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF? Tak. Firmy zwolnione z VAT wystawiają faktury w KSeF na tych samych zasadach co pozostali, czyli od 1 kwietnia 2026 roku albo od 1 stycznia 2027 roku przy najmniejszej sprzedaży.

Od kiedy trzeba odbierać faktury w KSeF? Od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od wielkości firmy.

Od kiedy będą kary za KSeF? Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 roku. Jeśli projekt ustawy z września 2026 roku zostanie uchwalony, od 1 stycznia 2028 roku.

Podsumowanie

Faktury kosztowe z KSeF odbierają wszyscy od 1 lutego 2026 roku. Wystawianie faktur w systemie obowiązuje największe firmy od 1 lutego, większość firm od 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejsze od 1 stycznia 2027 roku. Kary za błędy mają ruszyć w 2028 roku, ale to wciąż projekt, więc najbezpieczniej przygotować się tak, jakby obowiązywały już od stycznia 2027 roku.

Co dalej: KSeF w aplikacji Biuromat

Biuromat to program do faktur online, który wysyła faktury do KSeF automatycznie i pobiera faktury kosztowe jednym przyciskiem. Integracja z KSeF jest dostępna już w darmowym planie z 10 fakturami miesięcznie, więc system sprawdzisz bez żadnych kosztów.

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Artykuł przedstawia stan prawny na październik 2026 roku. W sprawie swojej sytuacji skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.